Raumbuchung
für produktive Meetings
Erhalten Sie in wenigen Schritten den passenden Meetingraum. Buchen und verwalten Sie Konferenzräume in einerm Software.
Raumbuchung, ohne das System zu wechseln
Buchen Sie Konferenzräume direkt dort, wo Meetings entstehen: in Outlook, Teams oder Exchange. Mitarbeitende sehen sofort, welche Räume frei sind, welche Kapazität sie bieten und wie sie ausgestattet sind. Wiederkehrende Meetings lassen sich automatisch mit einem Raum verknüpfen, sodass der richtige Raum immer reserviert ist. Doppelbuchungen gehören damit der Vergangenheit an.
Erweiterte Raumbuchung
Eine gute Raumbuchung endet nicht bei der Reservierung. Wählen Sie beim Buchen direkt Catering, Technik oder zusätzliche Ausstattung mit aus. Rüst- und Umbauzeiten werden automatisch eingeplant, sodass zwischen den Meetings genug Zeit für Aufbau, Reinigung oder Technik bleibt. Besonders wertvoll bei größeren Veranstaltungen oder Workshops, bei denen Vorbereitung den Unterschied macht.
Zu den Zusatzservices
Organisation & Raumbuchung aus einem Guss
Legen Sie Pflichtfelder wie Kostenstellen, Projektnummern oder Veranstaltungsarten direkt bei der Buchung von Konferenzräumen fest. So wird jede Buchung automatisch korrekt zugeordnet und die Abrechnung wird einfacher. Für bestimmte Räume oder Formate lassen sich Genehmigungs-Workflows hinterlegen, damit sensible Ressourcen nicht unkontrolliert gebucht werden. Und mit der raumbezogenen Zutrittssteuerung erhalten nur berechtigte Personen Zugang.
Raumbelegung auf einen Blick
Wurden Konferenzräume oder Meetingräume gebucht, zeigen digitale Raumdisplays aktuelle und kommende Buchungen in Echtzeit an. Mitarbeitende erkennen sofort, ob ein Raum frei oder belegt ist, und können je nach Konfiguration direkt am Display eine Raumbuchung vornehmen. Auch kurzfristige Änderungen sind sofort sichtbar. Das reduziert Unterbrechungen, verhindert versehentliches Platzen in laufende Meetings und schafft Klarheit auf der Fläche.
Mehr erfahren
Die Features unserer Raumbuchung
OfficeEfficient vereinfacht Einladungen, Buchungen und deren Auswertung. Mitarbeitende buchen selbstständig und flexibel. IT-Teams verwalten alles zentral. In kürzester Zeit einsatzbereit.
Nahtlose Integration
Buchen Sie Besprechungsräume direkt in Outlook-Kalender, in Microsoft Teams oder über Exchange.
Ausstattungsfilter
Filtern Sie Konferenzräume bei der Buchung nach Ausstattungen wie Whiteboards, Beamern oder Sitzplätzen.
Erweiterte Raumbuchung
Wählen Sie beim Buchen zusätzliche Ausstattung wie etwa Technik, Ausstattung und Bestuhlung aus.
Catering & Services
Planen Sie bei der Raumbuchung direkt das Catering mit ein und geben Sie den Bedarf an Ihren Dienstleister weiter.
Pflichtfelder & Kostenstellen
Geben Sie beim Buchungsprozess direkt mögliche Kostenstellen für zusätzliche Services mit an.
Hardwareanbindung
Nutzen Sie Raumdisplays, um die Verfügbarkeiten von Meetingräumen in Echtzeit anzeigen zu lassen.
Effizienz, die sofort Wirkung zeigt
Mit OfficeEfficient erledigen Sie Buchungen, Verwaltung und Anpassungen in Sekunden. Klare Strukturen, schnelle Prozesse und intuitive Funktionen sorgen für ein modernes und effizientes Office-Erlebnis.
Flächennutzung und Trends jederzeit datenbasiert auswerten.
Zusammenspiel aus Software & Hardware
OfficeEfficient wurde so entwickelt, dass die Software optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten sind bei uns systematisch abgesichert.
Serverstandort Deutschland
OfficeEfficient wird ausschließlich auf Servern in der Bundesrepublik Deutschland betrieben.
Analytics
Alle Buchungsdaten übersichtlich in einem Dashboard. Auslastung, Trends und Nutzung auf einen Blick.
Nahtlos integriert
OfficeEfficient gliedert sich in Ihre bestehende Systemlandschaft ein und verbindet sich nahtlos mit Ihrem Microsoft Set-up.
Klare Benutzerführung und inklusive Gestaltung sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden OfficeEfficient intuitiv nutzen können.
Zusammen mit ParkEfficient decken Sie Arbeitsplatz- und Parkplatzbuchung in einer Lösung ab.
Das sagen Unternehmen, die bereits mit uns arbeiten
OfficeEfficient ist als intelligentes Buchungssystem für Arbeitsplätze und Konferenzräume ein zentraler Baustein unseres Eco System for Smart Services. Auf Basis der Buchungsdaten und unserem Runsheet wird die Reinigung flexibel und bedarfsgerecht gesteuert, was die Reinigungsqualität erhöht, Ressourcen schont und Effizienzgewinne ermöglicht. Darüber hinaus lassen sich Konferenzservices und Catering optimal planen. Auch für modernes Desk Sharing und die kontinuierliche Optimierung unserer Flächennutzung setzen wir Office Efficient erfolgreich auf den eigenen Mietflächen ein.
Teamleiter Center of Digital Excellence, Klüh Service Management GmbH
– verified from
OfficeEfficient ist fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Es hilft uns, Leerstände sofort zu erkennen und Stellflächen effizient zu nutzen, was sich direkt positiv auf unsere Kostenstruktur auswirkt. Gleichzeitig schafft das Tool Klarheit, Fairness und Flexibilität und sorgt so dafür, dass unsere Mitarbeitenden mit einem guten Gefühl ins Büro kommen.
Projektleiterin GALERIA
– verified from
Am besten gefällt mir das reibungslose Onboarding und das unglaublich hilfsbereite Team von OfficeEfficient. Die Unterstützung bei der Integration in unser Unternehmen mit 500 Mitarbeitern war erstklassig und hat den gesamten Prozess enorm erleichtert. Als Projektverantwortlicher bin ich begeistert von der professionellen Betreuung und dem effizienten Ablauf. Ein großes Dankeschön an das Team für die großartige Zusammenarbeit – ich freue mich bereits auf das Onboarding unserer weiteren Standorte!
@Thomas
– verified from
Fragen & Antworten zu OfficeEfficient
Die häufigsten Fragen zu Desksharing, Raumverwaltung, Besuchermanagement und weiteren Funktionen.
Was ist OfficeEfficient?
OfficeEfficient ist eine digitale Office Management Software bzw. Buchungslösung für Arbeitsplätze, Meetingräume und weitere Ressourcen im modernen Büro. Mitarbeitende buchen Schreibtische, Meetingräume oder Parkplätze mit wenigen Klicks – per App, Webbrowser oder direkt in Microsoft Teams. Unternehmen steuern Flächennutzung, Buchungsregeln und Standorte zentral und gewinnen volle Transparenz über die tatsächliche Auslastung ihrer Büroflächen. Die ideale Lösung für hybrides Arbeiten.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Software?
Unsere Desksharing-Software eignet sich ideal für mittlere und große Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle implementieren möchten. Besonders in Unternehmen mit 100+ Mitarbeitern, die eine effiziente Nutzung von Büroflächen anstreben, ist Officeefficient eine optimale Lösung. Branchen wie der Finanzsektor profitieren besonders von der sicheren Integration in bestehende IT-Strukturen.
Welche Vorteile bietet OfficeEfficient gegenüber anderen Tools?
OfficeEfficient bietet mehr als klassische Desksharing-Tools: Neben der Arbeitsplatzbuchung integriert es Raum-, Besucher-, Reinigungs- Kantinen- und Flächenmanagement in einer Plattform – mit Echtzeitdaten, Microsoft 365-Integration und höchster DSGVO-Konformität.
Ist OfficeEfficient datenschutzkonform und sicher?
Ja. OfficeEfficient wird auf deutschen Servern eines deutschen Anbieters gehostet – damit besteht zu jeder Zeit deutsche Datenhoheit. Die Lösung ist DSGVO-konform, unterstützt rollenbasierte Berechtigungen, mandantenfähige Strukturen und eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten. Je nach Projekt können SSO, Microsoft Entra-ID, SCIM und individuelle Berechtigungskonzepte berücksichtigt werden.
Wie aufwendig ist die Implementierung in unserem Unternehmen?
Die Implementierung von OfficeEfficient ist unkompliziert und schnell abgeschlossen. Dank vorkonfigurierter Module, intuitivem Setup und persönlicher Betreuung kann die Lösung in wenigen Tagen an Ihre Strukturen, Standorte und Prozesse angepasst und direkt genutzt werden.
Wie verbessert OfficeEfficient die Mitarbeiterzufriedenheit?
Mitarbeitende können ihren Arbeitstag einfacher planen: Sie sehen auf einen Blick, welche Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze verfügbar sind und buchen passende Ressourcen bequem vorab. Besonders im hybriden Arbeitsmodell entsteht dadurch mehr Planbarkeit, weniger Suchaufwand und eine bessere Abstimmung im Team – Mitarbeitende wissen vorab, wo sie arbeiten und welche Kollegen vor Ort sind.
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Steigern Sie Ihre Flächenauslastung, senken Sie Kosten und schaffen Sie Arbeitsumgebungen, die Ihre Teams tatsächlich nutzen.
Features & Funktionen
Digitale Steuerung von Flächen, Räumen und Services – zentral und automatisiert.
