Das digitale Raumbuchungssystem
für Ihr Unternehmen
Schluss mit Doppelbuchungen und leeren Konferenzräumen. Mit OfficeEfficient buchen Ihre Mitarbeitenden Meetingräume in Sekunden. Direkt in Outlook,Teams oder per App. Ohne Systemwechsel. Ohne Reibungsverluste.
Meetingräume buchen direkt in Outlook, Teams & Exchange
Ihre Mitarbeitenden sollen keinen neuen Tab öffnen müssen, um einen Konferenzraum zu buchen. Mit OfficeEfficient buchen sie direkt in den Tools, die sie täglich nutzen: Microsoft Teams, Outlook oder Exchange.
Sie sehen in unserem Raumbuchungssystem sofort, welche Räume verfügbar sind, wie groß sie sind und wie sie ausgestattet sind. Wiederkehrende Meetings lassen sich automatisch mit dem passendenRaum verknüpfen. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.
Eine Raumbuchungssoftware, die mitdenkt
Eine gute Raumbuchungssoftware endet nicht bei der Reservierung. Wenn Sie einen Konferenzraum buchen, wählen Sie in OfficeEfficient direkt mit aus: Catering, Technik, Bestuhlung, Rüstzeiten.
Zwischen zwei Meetings plant das System automatisch Puffer für Aufbau, Reinigung oder Technik ein. Kein manuelles Koordinieren mehr. Besonders bei größeren Veranstaltungen oder Workshops macht das den Unterschied.
Raumbuchung mit Kontrolle: Kostenstellen, Genehmigungen, Zutritt
Legen Sie beim Buchen von Konferenzräumen direkt Kostenstellen, Projektnummern oder Veranstaltungsarten fest. Jede Buchung wird automatischkorrekt zugeordnet, die Abrechnung läuft von selbst.
Für sensible Räume oder besondere Formate lassen sich Genehmigungs-Workflows hinterlegen. Und mit der raumbezogenen Zutrittssteuerung erhalten nur berechtigte Personen Zugang. Ihre Raumbuchungssoftware, Ihre Regeln.
Raumbelegung auf einen Blick & in Echtzeit
Sobald ein Meetingraum oder Konferenzraum gebucht ist, zeigt das digitale Raumdisplay es sofort an: aktueller Status, nächste Buchung, verbleibende Zeit. Mitarbeitende sehen auf den ersten Blick, ob ein Raum frei ist. Ganz ohne Nachfragen, ohne ins Kalender-System zu schauen. Bei Bedarf lässt sich direkt am Display eine Raumbuchung vornehmen.
Kurzfristige Änderungen sind in Sekunden sichtbar. Das Ergebnis: keine unterbrochenen Meetings, keine Missverständnisse, volle Klarheit auf der Fläche. Ihr Raumbuchungssystem ist auch physischerlebbar.
Die Features unserer Raumbuchungssoftware
OfficeEfficient vereinfacht es Meetingräume und Konferenzräume zu buchen und erweitert den Buchungsprozess um Catering & Services.
Nahtlose Integration
Meetingräume buchen ohne Systemwechsel: direkt in Outlook, Teams oder Exchange.
Ausstattungsfilter
Nur Räume sehen, die wirklich passen: nach Kapazität, Beamer, Whiteboard & mehr filtern.
Erweiterte Raumbuchung
Catering, Technik, Bestuhlung: alles beim Konferenzraum buchen in einem Schritt.
Catering & Services
Verpflegung direkt bei der Buchung anfragen. Ihr Dienstleister bekommt alles automatisch.
Pflichtfelder & Kostenstellen
Jede Buchung korrekt zugeordnet. Kostenstellen, Projektnummern, Veranstaltungsart.
Hardwareanbindung
Digitale Raumdisplays zeigen in Echtzeit, welche Meetingräume frei sind und lassen sofort buchen.
Raumbuchungssystem mit messbarem Ergebnis
Mit OfficeEfficient erledigen Sie Buchungen, Verwaltung und Anpassungen in Sekunden. Klare Strukturen, schnelle Prozesse und intuitive Funktionen sorgen für ein modernes und effizientes Office-Erlebnis.
Unternehmen, die OfficeEfficient einsetzen, verdoppeln im Schnitt die tatsächliche Nutzung ihrer Büroflächen.
Zusammenspiel aus Software & Hardware
OfficeEfficient wurde so entwickelt, dass die Software optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten sind bei uns systematisch abgesichert.
Serverstandort Deutschland
OfficeEfficient wird ausschließlich auf Servern in der Bundesrepublik Deutschland betrieben.
Analytics
Alle Buchungsdaten übersichtlich in einem Dashboard. Auslastung, Trends und Nutzung auf einen Blick.
Nahtlos integriert
OfficeEfficient gliedert sich in Ihre bestehende Systemlandschaft ein und verbindet sich nahtlos mit Ihrem Microsoft Set-up.
Klare Benutzerführung und inklusive Gestaltung sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden OfficeEfficient intuitiv nutzen können.
Zusammen mit ParkEfficient decken Sie Arbeitsplatz- und Parkplatzbuchung in einer Lösung ab.
Das sagen Unternehmen, die bereits mit uns arbeiten
OfficeEfficient ist als intelligentes Buchungssystem für Arbeitsplätze und Konferenzräume ein zentraler Baustein unseres Eco System for Smart Services. Auf Basis der Buchungsdaten und unserem Runsheet wird die Reinigung flexibel und bedarfsgerecht gesteuert, was die Reinigungsqualität erhöht, Ressourcen schont und Effizienzgewinne ermöglicht. Darüber hinaus lassen sich Konferenzservices und Catering optimal planen. Auch für modernes Desk Sharing und die kontinuierliche Optimierung unserer Flächennutzung setzen wir Office Efficient erfolgreich auf den eigenen Mietflächen ein.
Teamleiter Center of Digital Excellence, Klüh Service Management GmbH
– verified from
OfficeEfficient ist fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Es hilft uns, Leerstände sofort zu erkennen und Stellflächen effizient zu nutzen, was sich direkt positiv auf unsere Kostenstruktur auswirkt. Gleichzeitig schafft das Tool Klarheit, Fairness und Flexibilität und sorgt so dafür, dass unsere Mitarbeitenden mit einem guten Gefühl ins Büro kommen.
Projektleiterin GALERIA
– verified from
Am besten gefällt mir das reibungslose Onboarding und das unglaublich hilfsbereite Team von OfficeEfficient. Die Unterstützung bei der Integration in unser Unternehmen mit 500 Mitarbeitern war erstklassig und hat den gesamten Prozess enorm erleichtert. Als Projektverantwortlicher bin ich begeistert von der professionellen Betreuung und dem effizienten Ablauf. Ein großes Dankeschön an das Team für die großartige Zusammenarbeit – ich freue mich bereits auf das Onboarding unserer weiteren Standorte!
@Thomas
– verified from
Fragen & Antworten zu OfficeEfficient
Die häufigsten Fragen zu Desksharing, Raumverwaltung, Besuchermanagement und weiteren Funktionen.
Was ist OfficeEfficient?
OfficeEfficient ist eine digitale Office Management Software bzw. Buchungslösung für Arbeitsplätze, Meetingräume und weitere Ressourcen im modernen Büro. Mitarbeitende buchen Schreibtische, Meetingräume oder Parkplätze mit wenigen Klicks – per App, Webbrowser oder direkt in Microsoft Teams. Unternehmen steuern Flächennutzung, Buchungsregeln und Standorte zentral und gewinnen volle Transparenz über die tatsächliche Auslastung ihrer Büroflächen. Die ideale Lösung für hybrides Arbeiten.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Software?
Unsere Desksharing-Software eignet sich ideal für mittlere und große Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle implementieren möchten. Besonders in Unternehmen mit 100+ Mitarbeitern, die eine effiziente Nutzung von Büroflächen anstreben, ist Officeefficient eine optimale Lösung. Branchen wie der Finanzsektor profitieren besonders von der sicheren Integration in bestehende IT-Strukturen.
Welche Vorteile bietet OfficeEfficient gegenüber anderen Tools?
OfficeEfficient bietet mehr als klassische Desksharing-Tools: Neben der Arbeitsplatzbuchung integriert es Raum-, Besucher-, Reinigungs- Kantinen- und Flächenmanagement in einer Plattform – mit Echtzeitdaten, Microsoft 365-Integration und höchster DSGVO-Konformität.
Ist OfficeEfficient datenschutzkonform und sicher?
Ja. OfficeEfficient wird auf deutschen Servern eines deutschen Anbieters gehostet – damit besteht zu jeder Zeit deutsche Datenhoheit. Die Lösung ist DSGVO-konform, unterstützt rollenbasierte Berechtigungen, mandantenfähige Strukturen und eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten. Je nach Projekt können SSO, Microsoft Entra-ID, SCIM und individuelle Berechtigungskonzepte berücksichtigt werden.
Wie aufwendig ist die Implementierung in unserem Unternehmen?
Die Implementierung von OfficeEfficient ist unkompliziert und schnell abgeschlossen. Dank vorkonfigurierter Module, intuitivem Setup und persönlicher Betreuung kann die Lösung in wenigen Tagen an Ihre Strukturen, Standorte und Prozesse angepasst und direkt genutzt werden.
Wie verbessert OfficeEfficient die Mitarbeiterzufriedenheit?
Mitarbeitende können ihren Arbeitstag einfacher planen: Sie sehen auf einen Blick, welche Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze verfügbar sind und buchen passende Ressourcen bequem vorab. Besonders im hybriden Arbeitsmodell entsteht dadurch mehr Planbarkeit, weniger Suchaufwand und eine bessere Abstimmung im Team – Mitarbeitende wissen vorab, wo sie arbeiten und welche Kollegen vor Ort sind.
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Konferenzräume in Sekunden bucht: direkt in Outlook oder Teams.
Kein Vertrag. Keine Einrichtungsgebühr. DSGVO-konform auf deutschen Servern.
Aktuelles
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