Häufig gestellte Fragen

Wir unterstützen Sie aktiv durch Ihr eigenes Vergabeverfahren – von der Leistungsbeschreibung bis zur Implementierung. In Hessen ist die Beschaffung über den ekom21-Rahmenvertrag besonders schnell möglich.

OfficeEfficient ist konsequent auf die gesetzlichen Barrierefreiheitsanforderungen öffentlicher Stellen ausgelegt und ist nach WCAG 2.1, Konformitätsstufe AA barrierefrei.

Als deutscher Anbieter mit Servern in Deutschland unterliegen wir deutschem und EU-Recht und sind unternehmensweit nach ISO 27001 zertifiziert.

Ja. OfficeEfficient läuft in der Cloud, vollständig On-Premise oder hybrid – inklusive Synchronisation zwischen On-Premise-Daten und der Cloud-Lösung.

Ja. Über ein feingliedriges Rollenkonzept vergeben Sie Berechtigungen exakt auf Amts- oder Abteilungsebene. Ein Amt sieht und bucht dann ausschließlich seine eigenen Arbeitsplätze und Räume.

Ja, OfficeEfficient lässt sich an gängige Verzeichnisdienste wie Microsoft Entra ID oder Active Directory/LDAP anbinden.

Ja, Parkplätze oder E-Parkplätze lassen sich sowohl direkt über OfficeEfficient als auch über unser Tochterprodukt ParkEfficient buchen.

Ja, neben Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen lassen sich auch Zusatzservices wie Catering oder IT-Equipment direkt mitbuchen und mit den jeweiligen Kostenstellen verknüpfen.

Löschfristen sind frei konfigurierbar und lassen sich an Ihre internen Vorgaben anpassen. Sicherheitsrelevante Vorgänge werden zusätzlich revisionssicher protokolliert.

Sie nutzen ausschließlich die Module, die Sie wirklich brauchen. OfficeEfficient deckt mehr Funktionen ab, als die meisten Verwaltungen benötigen, ohne dass das die Bedienung komplexer macht.

Dank standardisierter Einführungsprozesse ist OfficeEfficient in der Regel in unter 4 Wochen startklar.

Ja, im Rahmen der ekom21-Partnerschaft haben wir bereits zahlreiche Kommunen in Hessen mit OfficeEfficient auszustatten. Aber auch außerhalb von Hessen sind wir in Behörden und Städten im Einsatz.

OfficeEfficient ist eine digitale Workplace Management Software bzw. Buchungslösung für Arbeitsplätze, Meetingräume und weitere Ressourcen im modernen Büro. Mitarbeitende buchen Schreibtische, Meetingräume oder Parkplätze mit wenigen Klicks – per App, Webbrowser oder direkt in Microsoft Teams. Unternehmen steuern Flächennutzung, Buchungsregeln und Standorte zentral und gewinnen volle Transparenz über die tatsächliche Auslastung ihrer Büroflächen. Die ideale Lösung für hybrides Arbeiten.

OfficeEfficient eignet sich für mittlere und große Unternehmen ebenso wie für Kommunen, Behörden und öffentliche Einrichtungen, die flexible Arbeitsmodelle einführen möchten. Besonders ab 100+ Arbeitsplätzen zahlt sich die Software aus. Für Organisationen mit besonderen Anforderungen an Datenschutz oder IT-Infrastruktur, etwa im öffentlichen Sektor, steht OfficeEfficient auch als On-Premise-oder Hybrid-Lösung zur Verfügung.

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OfficeEfficient bietet mehr als klassische Desksharing-Tools: Neben der Arbeitsplatzbuchung integriert es Raum-, Besucher-, Reinigungs- Kantinen- und Flächenmanagement in einer Plattform – mit Echtzeitdaten, Microsoft 365-Integration und höchster DSGVO-Konformität.

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Ja. OfficeEfficient wird auf deutschen Servern eines deutschen Anbieters gehostet – damit besteht zu jeder Zeit deutsche Datenhoheit. Die Lösung ist DSGVO-konform, unterstützt rollenbasierte Berechtigungen, mandantenfähige Strukturen und eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten. Je nach Projekt können SSO, Microsoft Entra-ID, SCIM und individuelle Berechtigungskonzepte berücksichtigt werden.

Die Implementierung von OfficeEfficient ist unkompliziert und schnell abgeschlossen. Dank vorkonfigurierter Module, intuitivem Setup und persönlicher Betreuung kann die Lösung in wenigen Tagen an Ihre Strukturen, Standorte und Prozesse angepasst und direkt genutzt werden.

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Mitarbeitende können ihren Arbeitstag einfacher planen: Sie sehen auf einen Blick, welche Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze verfügbar sind und buchen passende Ressourcen bequem vorab. Besonders im hybriden Arbeitsmodell entsteht dadurch mehr Planbarkeit, weniger Suchaufwand und eine bessere Abstimmung im Team – Mitarbeitende wissen vorab, wo sie arbeiten und welche Kollegen vor Ort sind.

Desk Booking sorgt dafür, dass Arbeitsplätze, Meetingräume und Ressourcen nicht mehr statisch, sondern bedarfsgerecht genutzt werden. Unternehmen erkennen, welche Flächen tatsächlich ausgelastet sind und wo Überkapazitäten bestehen. So lassen sich Büroflächen besser planen, Leerstand reduzieren und vorhandene Ressourcen effizienter einsetzen – Grundlage für fundierte Entscheidungen zur Flächenoptimierung und Standortplanung.

OfficeEfficient integriert sich nahtlos in bestehende Microsoft-Umgebungen. Besonders hervorzuheben ist die Echtzeitsynchronisierung mit Microsoft Exchange und Microsoft Graph – wird ein Meetingraum gebucht, wird die Kalenderressource automatisch blockiert, Teilnehmende erhalten eine Termineinladung und ein Meetinglink wird automatisch erstellt. Diese reibungslose Verbindung zwischen Raumverwaltung, Kalendern und Meetingorganisation gelingt nur wenigen Tools auf dem Markt so konsequent.

Ja. Neben Arbeitsplätzen und Meetingräumen können mit OfficeEfficient unendlich viele Ressourcen & Ressourcentypen gebucht werden. Dazu können beispielsweise Parkplätze, Spinde, Catering oder zusätzlicheRaumressourcen gehören. Dadurch entsteht eine zentrale Plattform für dieOrganisation des modernen Arbeitstags.

Mit OfficeEfficient buchen Mitarbeitende Arbeitsplätze und Meetingräume einfach über die Weboberfläche, die App oder je nach Konfiguration überintegrierte Systeme wie Microsoft Outlook oder Microsoft Teams. Nutzer wählen den gewünschten Standort, das Datum, die Uhrzeit und bei Bedarf bestimmte Ausstattungsmerkmale aus. Anschließend kann der passende Arbeitsplatzoder Meetingraum direkt gebucht werden.

OfficeEfficient unterstützt gängige Schnittstellen wie SSO (z. B. Azure AD, Okta), Microsoft 365 / Teams, Outlook- und Google-Kalender, HR-Systeme wie Personio sowie eine offene REST-API zur einfachen Integration in bestehende IT-Infrastrukturen.

OfficeEfficient ist eine ganzheitliche Desksharing Software, die Büroflächen effizienter nutzbar macht, Betriebskosten senkt und produktive Arbeitsabläufe unterstützt. Echtzeit-Infos zu freien Arbeitsplätzen und Konferenzräumen sorgen für mehr Planungssicherheit und optimale Flächenauslastung. Mit integrierten Sicherheits- und Datenschutzfunktionen erfüllt OfficeEfficient alle Anforderungen an modernes Workplace Management und unterstützt Unternehmen dabei, hybride und flexible Arbeitsmodelle optimal umzusetzen.