Häufig gestellte Fragen

OfficeEfficient ist eine digitale Office Management Software bzw. Buchungslösung für Arbeitsplätze, Meetingräume und weitere Ressourcen im modernen Büro. Mitarbeitende buchen Schreibtische, Meetingräume oder Parkplätze mit wenigen Klicks – per App, Webbrowser oder direkt in Microsoft Teams. Unternehmen steuern Flächennutzung, Buchungsregeln und Standorte zentral und gewinnen volle Transparenz über die tatsächliche Auslastung ihrer Büroflächen. Die ideale Lösung für hybrides Arbeiten.

Unsere Desksharing-Software eignet sich ideal für mittlere und große Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle implementieren möchten. Besonders in Unternehmen mit 100+ Mitarbeitern, die eine effiziente Nutzung von Büroflächen anstreben, ist Officeefficient eine optimale Lösung. Branchen wie der Finanzsektor profitieren besonders von der sicheren Integration in bestehende IT-Strukturen.

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OfficeEfficient bietet mehr als klassische Desksharing-Tools: Neben der Arbeitsplatzbuchung integriert es Raum-, Besucher-, Reinigungs- Kantinen- und Flächenmanagement in einer Plattform – mit Echtzeitdaten, Microsoft 365-Integration und höchster DSGVO-Konformität.

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Ja. OfficeEfficient wird auf deutschen Servern eines deutschen Anbieters gehostet – damit besteht zu jeder Zeit deutsche Datenhoheit. Die Lösung ist DSGVO-konform, unterstützt rollenbasierte Berechtigungen, mandantenfähige Strukturen und eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten. Je nach Projekt können SSO, Microsoft Entra-ID, SCIM und individuelle Berechtigungskonzepte berücksichtigt werden.

Die Implementierung von OfficeEfficient ist unkompliziert und schnell abgeschlossen. Dank vorkonfigurierter Module, intuitivem Setup und persönlicher Betreuung kann die Lösung in wenigen Tagen an Ihre Strukturen, Standorte und Prozesse angepasst und direkt genutzt werden.

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Mitarbeitende können ihren Arbeitstag einfacher planen: Sie sehen auf einen Blick, welche Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze verfügbar sind und buchen passende Ressourcen bequem vorab. Besonders im hybriden Arbeitsmodell entsteht dadurch mehr Planbarkeit, weniger Suchaufwand und eine bessere Abstimmung im Team – Mitarbeitende wissen vorab, wo sie arbeiten und welche Kollegen vor Ort sind.

Desk Booking sorgt dafür, dass Arbeitsplätze, Meetingräume und Ressourcen nicht mehr statisch, sondern bedarfsgerecht genutzt werden. Unternehmen erkennen, welche Flächen tatsächlich ausgelastet sind und wo Überkapazitäten bestehen. So lassen sich Büroflächen besser planen, Leerstand reduzieren und vorhandene Ressourcen effizienter einsetzen – Grundlage für fundierte Entscheidungen zur Flächenoptimierung und Standortplanung.

OfficeEfficient integriert sich nahtlos in bestehende Microsoft-Umgebungen. Besonders hervorzuheben ist die Echtzeitsynchronisierung mit Microsoft Exchange und Microsoft Graph – wird ein Meetingraum gebucht, wird die Kalenderressource automatisch blockiert, Teilnehmende erhalten eine Termineinladung und ein Meetinglink wird automatisch erstellt. Diese reibungslose Verbindung zwischen Raumverwaltung, Kalendern und Meetingorganisation gelingt nur wenigen Tools auf dem Markt so konsequent.

Ja. Neben Arbeitsplätzen und Meetingräumen können mit OfficeEfficient unendlich viele Ressourcen & Ressourcentypen gebucht werden. Dazu können beispielsweise Parkplätze, Spinde, Catering oder zusätzlicheRaumressourcen gehören. Dadurch entsteht eine zentrale Plattform für dieOrganisation des modernen Arbeitstags.

Mit OfficeEfficient buchen Mitarbeitende Arbeitsplätze und Meetingräume einfach über die Weboberfläche, die App oder je nach Konfiguration überintegrierte Systeme wie Microsoft Outlook oder Microsoft Teams. Nutzer wählen den gewünschten Standort, das Datum, die Uhrzeit und bei Bedarf bestimmte Ausstattungsmerkmale aus. Anschließend kann der passende Arbeitsplatzoder Meetingraum direkt gebucht werden.

OfficeEfficient unterstützt gängige Schnittstellen wie SSO (z. B. Azure AD, Okta), Microsoft 365 / Teams, Outlook- und Google-Kalender, HR-Systeme wie Personio sowie eine offene REST-API zur einfachen Integration in bestehende IT-Infrastrukturen.

OfficeEfficient ist eine ganzheitliche Desksharing Software, die Büroflächen effizienter nutzbar macht, Betriebskosten senkt und produktive Arbeitsabläufe unterstützt. Echtzeit-Infos zu freien Arbeitsplätzen und Konferenzräumen sorgen für mehr Planungssicherheit und optimale Flächenauslastung. Mit integrierten Sicherheits- und Datenschutzfunktionen erfüllt OfficeEfficient alle Anforderungen an modernes Workplace Management und unterstützt Unternehmen dabei, hybride und flexible Arbeitsmodelle optimal umzusetzen.