Desksharing Software
für das hybride Büro
Mitarbeitende buchen ihren Arbeitsplatz mit nur einem Klick: Per Desksharing App, QR-Code oder direkt in Microsoft Teams. Echtzeit-Grundrisse zeigen, wer wo sitzt. Flexible Buchungsregeln verhindern Leerstand.
Arbeitsplatzbuchung dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet: in Microsoft Teams
Kein neues Tool lernen, kein Systemwechsel. Mit unserer Desksharing App buchen Mitarbeitende Arbeitsplätze direkt in Microsoft Teams, im Browser oder per QR-Code am Schreibtisch. OfficeEfficient fügt sich nahtlos in Ihr Microsoft 365-Setup ein, inklusive Entra-ID, SSO und SCIM. Für Ihr IT-Team: minimaler Rollout-Aufwand, maximale Akzeptanz der Belegschaft.
Microsoft Integrationen ansehenIhr Team sieht auf einen Blick, wer wann wo sitzt
Interaktive Gebäudepläne innerhalb unserer Desksharing Software zeigen in Echtzeit, welche Schreibtische frei sind und wo die Kollegen heute arbeiten. Lieblingsplatz speichern, mit einem Klick buchen, im Team- oder Ruhebereich arbeiten: Ihre Mitarbeitenden entscheiden selbst. Arbeitsplätze buchen war noch nie so einfach. Egal, ob am Desktop, mobil oder per QR-Code.
Automatisch vorgeschlagen, mit einem Klick gebucht.
Beim Öffnen unserer Desksharing App sehen Mitarbeitende sofort einen passenden Platzvorschlag für die nächsten Tage, basierend auf ihren eigenen Buchungsgewohnheiten der letzten Wochen. Ein Klick genügt: annehmen, Zeitraum anpassen oder ablehnen. Ist kein Platz frei, sagt unsere Arbeitsplatzbuchungssoftware das ebenso klar. Der Arbeitsplatz findet die Mitarbeitenden, nicht umgekehrt. Mitarbeitende entscheiden selbst, ob sie Vorschläge erhalten möchten, und können einzelne Wochentage ausnehmen.
Sie bestimmen die Regeln. Ihr Desk Sharing Buchungssystem setzt sie durch
Jede Organisation gestaltet Arbeitsplatzbuchung anders. Legen Sie individuelle Buchungsregeln, Zonenlogiken und Zugriffsrechte für bestimmte Teams fest: Serienbuchungen für feste Bürotage, Gruppenbuchungen für Projektteams, Gästeplätze für externe Partner. Auch anonyme Buchungen für sensible Bereiche sind möglich. Damit reservierte Plätze auch wirklich genutzt werden, bestätigen Mitarbeitende ihre Anwesenheit per Check-in. Bleibt dieser aus, gibt das System den Platz automatisch frei. Für verlässliche Auslastungszahlen statt blockierter Schreibtische, die niemand nutzt.
Die Features unserer Desksharing Software
OfficeEfficient ist mehr als eine Arbeitsplatzbuchungssoftware: Von der Buchung über die Auslastungsanalyse bis zur Flächenoptimierung — für Mitarbeitende intuitiv, für Unternehmen messbar.
Interaktive Grundrisse
Interaktive Grundrisse zeigen verfügbare Schreibtische und vereinfachen den Buchungsprozess.
Benutzergruppen
Steuern Sie Berechtigungen für Zonen und Ebenen gezielt über Benutzergruppen wie Abteilungen.
Serien- & Gruppenbuchungen
Konfigurieren Sie Serien- und Gruppenbuchungen und planen Sie wiederkehrende Termine oder mehrere Buchungen.
Echtzeit-Auslastung
In unserer Desksharing App sehen Kollegen live, wo der Rest des Teams sitzt und ob ihr Lieblingsplatz noch verfügbar ist.
Flexible Buchungsregeln
Definieren Sie Buchungsregeln, wie etwa Zeiträume oder Zonen, nach denen Mitarbeitende Ihre Arbeitsplätze buchen können
Check-In
Buchungen laufen automatisch ab, wenn Mitarbeitende innerhalb eines festgelegten Zeitraums nicht einchecken.
Effizienz, die sofort Wirkung zeigt
Mit OfficeEfficient erledigen Sie Buchungen, Verwaltung und Anpassungen in Sekunden. Klare Strukturen, schnelle Prozesse und intuitive Funktionen sorgen für ein modernes und effizientes Office-Erlebnis.
Unternehmen, die OfficeEfficient einsetzen, verdoppeln im Schnitt die tatsächliche Nutzung ihrer Büroflächen.
300+ Unternehmen im DACH-Raum
Vom Mittelstand bis zum Konzern: Über 300 Unternehmen verwalten ihr Büro bereits mit OfficeEfficient – mit zusammen mehr als 1 Million Buchungen pro Monat.
Sicherheit & Datenschutz nach höchsten Standards
ISO 27001-zertifiziert, DSGVO-konform und ausschließlich auf Servern in Deutschland. Ihre Daten bleiben geschützt und im Land.
Fundierte Entscheidungen statt Bauchgefühl
Alle Buchungsdaten übersichtlich in einem Dashboard: Auslastung, Trends und Nutzung auf einen Blick – für Entscheidungen auf Basis echter Daten, nicht Vermutungen.
Kein zusätzliches Tool nötig
OfficeEfficient gliedert sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft ein und verbindet sich direkt mit Ihrem Microsoft-Set-up – ganz ohne separates Tool.
Maximal intuitiv, ganz ohne Schulungsaufwand
Klare Benutzerführung sorgt dafür, dass Mitarbeitende OfficeEfficient von Tag eins an nutzen – ganz ohne Einarbeitung.
Das sagen Unternehmen, die bereits unsere Desk Sharing App nutzen
OfficeEfficient ist als intelligentes Buchungssystem für Arbeitsplätze und Konferenzräume ein zentraler Baustein unseres Eco System for Smart Services. Auf Basis der Buchungsdaten und unserem Runsheet wird die Reinigung flexibel und bedarfsgerecht gesteuert, was die Reinigungsqualität erhöht, Ressourcen schont und Effizienzgewinne ermöglicht. Darüber hinaus lassen sich Konferenzservices und Catering optimal planen. Auch für modernes Desk Sharing und die kontinuierliche Optimierung unserer Flächennutzung setzen wir Office Efficient erfolgreich auf den eigenen Mietflächen ein.
Teamleiter Center of Digital Excellence, Klüh Service Management GmbH
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OfficeEfficient ist fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Es hilft uns, Leerstände sofort zu erkennen und Stellflächen effizient zu nutzen, was sich direkt positiv auf unsere Kostenstruktur auswirkt. Gleichzeitig schafft das Tool Klarheit, Fairness und Flexibilität und sorgt so dafür, dass unsere Mitarbeitenden mit einem guten Gefühl ins Büro kommen.
Projektleiterin GALERIA
– verified from
Am besten gefällt mir das reibungslose Onboarding und das unglaublich hilfsbereite Team von OfficeEfficient. Die Unterstützung bei der Integration in unser Unternehmen mit 500 Mitarbeitern war erstklassig und hat den gesamten Prozess enorm erleichtert. Als Projektverantwortlicher bin ich begeistert von der professionellen Betreuung und dem effizienten Ablauf. Ein großes Dankeschön an das Team für die großartige Zusammenarbeit – ich freue mich bereits auf das Onboarding unserer weiteren Standorte!
@Thomas
– verified from
Fragen & Antworten zu OfficeEfficient
Die häufigsten Fragen zu Desksharing, Raumverwaltung, Besuchermanagement und weiteren Funktionen.
Was ist OfficeEfficient?
OfficeEfficient ist eine digitale Workplace Management Software bzw. Buchungslösung für Arbeitsplätze, Meetingräume und weitere Ressourcen im modernen Büro. Mitarbeitende buchen Schreibtische, Meetingräume oder Parkplätze mit wenigen Klicks – per App, Webbrowser oder direkt in Microsoft Teams. Unternehmen steuern Flächennutzung, Buchungsregeln und Standorte zentral und gewinnen volle Transparenz über die tatsächliche Auslastung ihrer Büroflächen. Die ideale Lösung für hybrides Arbeiten.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Software?
Unsere Desksharing-Software eignet sich ideal für mittlere und große Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle implementieren möchten. Besonders in Unternehmen mit 100+ Mitarbeitern, die eine effiziente Nutzung von Büroflächen anstreben, ist Officeefficient eine optimale Lösung. Branchen wie der Finanzsektor profitieren besonders von der sicheren Integration in bestehende IT-Strukturen.
Welche Vorteile bietet OfficeEfficient gegenüber anderen Tools?
OfficeEfficient bietet mehr als klassische Desksharing-Tools: Neben der Arbeitsplatzbuchung integriert es Raum-, Besucher-, Reinigungs- Kantinen- und Flächenmanagement in einer Plattform – mit Echtzeitdaten, Microsoft 365-Integration und höchster DSGVO-Konformität.
Ist OfficeEfficient datenschutzkonform und sicher?
Ja. OfficeEfficient wird auf deutschen Servern eines deutschen Anbieters gehostet – damit besteht zu jeder Zeit deutsche Datenhoheit. Die Lösung ist DSGVO-konform, unterstützt rollenbasierte Berechtigungen, mandantenfähige Strukturen und eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten. Je nach Projekt können SSO, Microsoft Entra-ID, SCIM und individuelle Berechtigungskonzepte berücksichtigt werden.
Wie aufwendig ist die Implementierung in unserem Unternehmen?
Die Implementierung von OfficeEfficient ist unkompliziert und schnell abgeschlossen. Dank vorkonfigurierter Module, intuitivem Setup und persönlicher Betreuung kann die Lösung in wenigen Tagen an Ihre Strukturen, Standorte und Prozesse angepasst und direkt genutzt werden.
Wie verbessert OfficeEfficient die Mitarbeiterzufriedenheit?
Mitarbeitende können ihren Arbeitstag einfacher planen: Sie sehen auf einen Blick, welche Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze verfügbar sind und buchen passende Ressourcen bequem vorab. Besonders im hybriden Arbeitsmodell entsteht dadurch mehr Planbarkeit, weniger Suchaufwand und eine bessere Abstimmung im Team – Mitarbeitende wissen vorab, wo sie arbeiten und welche Kollegen vor Ort sind.
Ihre Frage war nicht dabei? Kontaktieren Sie uns
Sehen Sie in 30 Minuten, was in Ihrem Büro möglich ist.
In einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen, wie unsere Arbeitsplatzbuchungssoftware in Ihre bestehende IT-Landschaft passt und was andere Unternehmen Ihrer Größe erreicht haben.
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