Arbeitsplatzbuchung & Desk Sharing
für das hybride Büro
Einen Arbeitsplatz buchen: per App, QR-Code oder direkt im Grundriss. Erhalten Sie volle Transparenz über Belegung und Verfügbarkeit. Flexible Buchungsregeln sorgen für maximale Auslastung bei minimalem Verwaltungsaufwand.
Arbeitsplatzbuchung ohne Umwege
Mitarbeitende buchen ihren Arbeitsplatz dort, wo sie ohnehin arbeiten: per Desk Sharing App, im Browser oder direkt in Microsoft Teams. Keine Systembrüche, keine komplizierten Prozesse. Für spontane Bürobesuche reicht ein QR-Code am Platz: scannen, buchen, fertig. Ob von zu Hause, unterwegs oder im Büro — die Buchung ist dank unseres Desk Sharing Tools in Sekunden erledigt und der Platz gesichert.
Schon vor der Ankunft wissen, wo Ihr Platz ist
Interaktive Gebäudepläne innerhalb unserer Desk Sharing Software zeigen in Echtzeit, welche Arbeitsplätze verfügbar sind. Mitarbeitende finden sofort den passenden Platz: ruhig, im Team-Bereich oder in der Nähe bestimmter Kolleg:innen. Wer lieber immer am gleichen Ort sitzt, speichert seinen Lieblingsplatz und bucht ihn beim nächsten Mal mit einem Klick. So wird die Platzsuche zur Gewohnheit, nicht zur Aufgabe.
Flexible Regeln statt starre Systeme
Jede Organisation gestaltet Arbeitsplatzbuchung anders. Ihr Desk Sharing Buchungssystem sollte das widerspiegeln. Legen Sie individuelle Buchungsregeln, Zonenlogiken oder Zugriffsrechte für bestimmte Teams fest. Serienbuchungen für feste Bürotage, Gruppenbuchungen für Projektteams, Gästeplätze für externe Partner: alles zentral steuerbar im Desk Sharing System. Auch anonyme Arbeitsplatzbuchungen sind möglich, um sensible Bereiche datenschutzkonform zu handhaben. Sie bestimmen die Spielregeln, OfficeEfficient setzt sie um.
Schluss mit blockierten Plätzen, die niemand nutzt
Mitarbeitende bestätigen ihre Anwesenheit per Check-in. Bleibt dieser aus, wird der Platz automatisch in unserer Arbeitsplatzbuchungssoftware freigegeben und steht anderen zur Verfügung. Das verhindert No-Shows und sorgt dafür, dass Ihre Auslastungszahlen die Realität abbilden. Für Sie bedeutet das: verlässliche Planungsdaten und eine Flächennutzung, die tatsächlich zu Ihrem Arbeitstag passt.
Die Features unserer Arbeitsplatzbuchungs- & Desk Sharing Software
OfficeEfficient macht es einfach, Arbeitsplätze zu buchen: von der Reservierung über die Auswertung bis zur Flächenoptimierung. Für Mitarbeitende intuitiv, für Unternehmen messbar.
Interaktive Grundrisse
Interaktive Grundrisse zeigen verfügbare Schreibtische und vereinfachen den Buchungsprozess.
Benutzergruppen
Steuern Sie Berechtigungen für Zonen und Ebenen gezielt über Benutzergruppen wie Abteilungen.
Serien- & Gruppenbuchungen
Konfigurieren Sie Serien- und Gruppenbuchungen und planen Sie wiederkehrende Termine oder mehrere Buchungen.
Echtzeit-Auslastung
In der App sehen Kollegen live, wo der Rest des Teams sitzt und ob ihr Lieblingsplatz noch verfügbar ist.
Flexible Buchungsregeln
Definieren Sie Buchungsregeln, wie etwa Zeiträume oder Zonen, nach denen Mitarbeitende Ihre Arbeitsplätze buchen können
Check-In
Buchungen laufen automatisch ab, wenn Mitarbeitende innerhalb eines festgelegten Zeitraums nicht einchecken.
Effizienz, die sofort Wirkung zeigt
Mit OfficeEfficient erledigen Sie Buchungen, Verwaltung und Anpassungen in Sekunden. Klare Strukturen, schnelle Prozesse und intuitive Funktionen sorgen für ein modernes und effizientes Office-Erlebnis.
Flächennutzung und Trends jederzeit datenbasiert auswerten.
Zusammenspiel aus Software & Hardware
OfficeEfficient wurde so entwickelt, dass die Software optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten sind bei uns systematisch abgesichert.
Serverstandort Deutschland
OfficeEfficient wird ausschließlich auf Servern in der Bundesrepublik Deutschland betrieben.
Analytics
Alle Buchungsdaten übersichtlich in einem Dashboard. Auslastung, Trends und Nutzung auf einen Blick.
Nahtlos integriert
OfficeEfficient gliedert sich in Ihre bestehende Systemlandschaft ein und verbindet sich nahtlos mit Ihrem Microsoft Set-up.
Klare Benutzerführung und inklusive Gestaltung sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden OfficeEfficient intuitiv nutzen können.
Zusammen mit ParkEfficient decken Sie Arbeitsplatz- und Parkplatzbuchung in einer Lösung ab.
Das sagen Unternehmen, die bereits mit uns arbeiten
OfficeEfficient ist als intelligentes Buchungssystem für Arbeitsplätze und Konferenzräume ein zentraler Baustein unseres Eco System for Smart Services. Auf Basis der Buchungsdaten und unserem Runsheet wird die Reinigung flexibel und bedarfsgerecht gesteuert, was die Reinigungsqualität erhöht, Ressourcen schont und Effizienzgewinne ermöglicht. Darüber hinaus lassen sich Konferenzservices und Catering optimal planen. Auch für modernes Desk Sharing und die kontinuierliche Optimierung unserer Flächennutzung setzen wir Office Efficient erfolgreich auf den eigenen Mietflächen ein.
Teamleiter Center of Digital Excellence, Klüh Service Management GmbH
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OfficeEfficient ist fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Es hilft uns, Leerstände sofort zu erkennen und Stellflächen effizient zu nutzen, was sich direkt positiv auf unsere Kostenstruktur auswirkt. Gleichzeitig schafft das Tool Klarheit, Fairness und Flexibilität und sorgt so dafür, dass unsere Mitarbeitenden mit einem guten Gefühl ins Büro kommen.
Projektleiterin GALERIA
– verified from
Am besten gefällt mir das reibungslose Onboarding und das unglaublich hilfsbereite Team von OfficeEfficient. Die Unterstützung bei der Integration in unser Unternehmen mit 500 Mitarbeitern war erstklassig und hat den gesamten Prozess enorm erleichtert. Als Projektverantwortlicher bin ich begeistert von der professionellen Betreuung und dem effizienten Ablauf. Ein großes Dankeschön an das Team für die großartige Zusammenarbeit – ich freue mich bereits auf das Onboarding unserer weiteren Standorte!
@Thomas
– verified from
Fragen & Antworten zu OfficeEfficient
Die häufigsten Fragen zu Desksharing, Raumverwaltung, Besuchermanagement und weiteren Funktionen.
Was ist OfficeEfficient?
OfficeEfficient ist eine digitale Office Management Software bzw. Buchungslösung für Arbeitsplätze, Meetingräume und weitere Ressourcen im modernen Büro. Mitarbeitende buchen Schreibtische, Meetingräume oder Parkplätze mit wenigen Klicks – per App, Webbrowser oder direkt in Microsoft Teams. Unternehmen steuern Flächennutzung, Buchungsregeln und Standorte zentral und gewinnen volle Transparenz über die tatsächliche Auslastung ihrer Büroflächen. Die ideale Lösung für hybrides Arbeiten.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Software?
Unsere Desksharing-Software eignet sich ideal für mittlere und große Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle implementieren möchten. Besonders in Unternehmen mit 100+ Mitarbeitern, die eine effiziente Nutzung von Büroflächen anstreben, ist Officeefficient eine optimale Lösung. Branchen wie der Finanzsektor profitieren besonders von der sicheren Integration in bestehende IT-Strukturen.
Welche Vorteile bietet OfficeEfficient gegenüber anderen Tools?
OfficeEfficient bietet mehr als klassische Desksharing-Tools: Neben der Arbeitsplatzbuchung integriert es Raum-, Besucher-, Reinigungs- Kantinen- und Flächenmanagement in einer Plattform – mit Echtzeitdaten, Microsoft 365-Integration und höchster DSGVO-Konformität.
Ist OfficeEfficient datenschutzkonform und sicher?
Ja. OfficeEfficient wird auf deutschen Servern eines deutschen Anbieters gehostet – damit besteht zu jeder Zeit deutsche Datenhoheit. Die Lösung ist DSGVO-konform, unterstützt rollenbasierte Berechtigungen, mandantenfähige Strukturen und eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten. Je nach Projekt können SSO, Microsoft Entra-ID, SCIM und individuelle Berechtigungskonzepte berücksichtigt werden.
Wie aufwendig ist die Implementierung in unserem Unternehmen?
Die Implementierung von OfficeEfficient ist unkompliziert und schnell abgeschlossen. Dank vorkonfigurierter Module, intuitivem Setup und persönlicher Betreuung kann die Lösung in wenigen Tagen an Ihre Strukturen, Standorte und Prozesse angepasst und direkt genutzt werden.
Wie verbessert OfficeEfficient die Mitarbeiterzufriedenheit?
Mitarbeitende können ihren Arbeitstag einfacher planen: Sie sehen auf einen Blick, welche Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze verfügbar sind und buchen passende Ressourcen bequem vorab. Besonders im hybriden Arbeitsmodell entsteht dadurch mehr Planbarkeit, weniger Suchaufwand und eine bessere Abstimmung im Team – Mitarbeitende wissen vorab, wo sie arbeiten und welche Kollegen vor Ort sind.
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