Desksharing Software für das hybride Büro

OfficeEfficient eignet sich ideal für mittlere und große Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle einführen möchten. Besonders ab etwa 100 Mitarbeitenden, die Büroflächen effizient nutzen wollen, ist die Desksharing Software eine optimale Lösung. Branchen wie der Finanzsektor profitieren zusätzlich von der sicheren Integration in bestehende IT-Strukturen.

Die Basis sind interaktive Grundrisse in Echtzeit, Buchungsregeln je Team oder Zone, Check-in mit automatischer Freigabe und eine Kalenderanbindung an Outlook oder Google. Dazu kommen Auswertungen zur tatsächlichen Nutzung, ein Editor für Lagepläne sowie die Anbindung an Benutzerverzeichnis und HR-System. Fehlen diese Bausteine, nutzen Mitarbeitende das System erfahrungsgemäß nicht dauerhaft.

Ja. An jedem Platz hängt ein QR-Code: scannen, buchen, fertig. Alternativ buchen Mitarbeitende in der App, im Browser oder direkt in Microsoft Teams. Der QR-Code dient zugleich als Check-in – wer nicht eincheckt, gibt den Platz automatisch wieder frei.

Jede Buchung und jeder Check-in erzeugt einen Datenpunkt. Im Dashboard sehen Sie, welche Etagen, Zonen und Plätze wie oft genutzt werden, an welchen Wochentagen Spitzen auftreten und wo dauerhaft Leerstand ist. Reservierungen ohne Check-in weist OfficeEfficient getrennt aus, damit die Zahlen die reale Nutzung abbilden und nicht die geplante.

Ja, wenn Sie die Auslastungsdaten konsequent nutzen. Häufig sind einzelne Etagen oder Bereiche dauerhaft weit unter der Kapazität ausgelastet, ohne dass das vorher messbar war. Mit belastbaren Zahlen können Sie Flächen zusammenlegen, untervermieten oder bei der nächsten Vertragsverlängerung reduzieren – und die Desk-Sharing-Quote begründen, statt sie zu schätzen.

Buchungsdaten sind personenbezogene Daten. Nötig sind deshalb Zweckbindung, Löschfristen und ein Berechtigungskonzept, in Unternehmen mit Betriebsrat in der Regel zusätzlich eine Betriebsvereinbarung. OfficeEfficient speichert in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, erlaubt anonyme Buchungen und konfigurierbare Aufbewahrungsfristen. Auswertungen sind standardmäßig aggregiert und nicht auf einzelne Personen zurückzuführen.

OfficeEfficient bietet mehr als klassische Desksharing Tools. Neben der Arbeitsplatzbuchung vereint die Plattform Raum-, Besucher-, Reinigungs-, Kantinen- und Flächenmanagement, mit Echtzeitdaten, Microsoft-365-Integration und höchster DSGVO-Konformität.

Der Umstieg beginnt bei den Daten: Grundrisse, Platzlisten und Zonen übernehmen wir per Import aus Excel oder vorhandenen Plänen, Nutzerkonten und Gruppen kommen über Entra ID und SCIM aus Ihrem Verzeichnis. Ein Parallelbetrieb für einen Standort oder eine Etage ist möglich, bevor Sie vollständig umstellen. Typische Gründe für einen Wechsel sind der Bedarf an On-Premise-Betrieb, zertifizierte Barrierefreiheit nach WCAG 2.1 AA und der Wunsch, Raum-, Parkplatz-, Besucher- und Servicemanagement nicht in weiteren Tools zu pflegen.