Catering & Services in einer Software
Mit OfficeEfficient lässt sich Verpflegung direkt bei der Raumbuchung anfragen, Angebote vergleichen und Dienstleister koordinieren. Der gesamte Prozess läuft digital über unser Catering-Modul unserer Software.
Catering direkt bei der Raumbuchung anfragen
Verpflegung wird dort geplant, wo das Meeting entsteht: direkt in der Raumbuchung. Beim Erstellen des Termins geben Mitarbeitende an, was sie brauchen. Personenanzahl, Budget, gewünschte Uhrzeit und besondere Hinweise fließen direkt in die Catering-Anfrage innerhalb der Software ein. Je nach Setup können spezifische Service Provider ausgewählt werden, ob für Frühstück, Lunch, Snacks oder Dinner. Die Anfrage geht automatisch an die zuständige Person im Unternehmen. Kein separates Tool, keine extra E-Mail, kein Medienbruch.
Angebote einholen, vergleichen & freigeben
Admins erhalten die Catering-Anfrage und können direkt über die Software mit dem Dienstleister kommunizieren. Der Service Provider erstellt ein Angebot, hinterlegt eine Menübeschreibung und kann bei Bedarf Dokumente hochladen. Der Admin prüft das Angebot und gibt es frei oder lehnt es ab. Wird ein Angebot abgelehnt, lässt sich die Anfrage mit einem Klick neu starten, etwa mit angepassten Anforderungen oder einem anderen Anbieter. Der gesamte Verlauf bleibt dokumentiert und nachvollziehbar.
Direkte Abstimmung mit Ihren Dienstleistern
Schluss mit E-Mail-Ketten, Telefonnotizen und verlorenen Absprachen. Innerhalb jeder Catering-Anfrage gibt es in der Software einen eigenen Nachrichtenverlauf zwischen Admin und Service Provider. Nachrichten können mit Dateianhängen versehen werden, zum Beispiel für Menükarten, Allergenlisten oder Sonderwünsche. Ein Gelesen-Status zeigt an, ob der Dienstleister die Nachricht bereits gesehen hat. So wissen Sie jederzeit, wo die Abstimmung steht, und haben bei Rückfragen alles an einem Ort.
Volle Übersicht über Anfragen, Dienstleister & Stornierungen
Jede Anfrage durchläuft klare Phasen: offen, angefragt, Angebot erhalten, bestätigt oder abgelehnt. Pro Vorgang sind Historie, Kommunikation und Notizen einsehbar. Dienstleister verwalten Sie zentral mit Konditionen, Kategorien und Kontaktdaten. Wird ein Meeting abgesagt, weist OfficeEfficient auf verknüpftes Catering hin. Stornierungen können optional erst nach Admin-Freigabe wirksam werden.
Die Features unseres Catering Moduls
OfficeEfficient bildet den gesamten Catering-Prozess digital ab: von der Anfrage über die Abstimmung mit Dienstleistern bis zur Freigabe.
Catering im Buchungsflow
Verpflegung direkt bei der Raumbuchung anfragen, inklusive Budget, Personenanzahl und Wunschzeit.
Angebotsmanagement
Angebote erhalten, prüfen, freigeben oder ablehnen. Inklusive Menübeschreibung und Dateiupload.
Dienstleister-Kommunikation
Die Kommunikation verläuft komplett über OfficeEfficient mit Dateianhang & Lesebestätigung direkt in der Anfrage.
Statusverfolgung
Fünf klare Status-Phasen pro Anfrage: offen, angefragt, Angebot erhalten, bestätigt, abgelehnt.
Service Provider Verwaltung
Im Catering-Prozess lassen sich Mindestbestellwert, Vorlaufzeit, Kategorien und Kontaktdaten zentral verwalten.
Benachrichtigungen
Automatische Benachrichtigungen für Anfragen, Angebote, Ablehnungen und Stornierungen.
Effizienz, die sofort Wirkung zeigt
Mit OfficeEfficient erledigen Sie Buchungen, Verwaltung und Anpassungen in Sekunden. Klare Strukturen, schnelle Prozesse und intuitive Funktionen sorgen für ein modernes und effizientes Office-Erlebnis.
Flächennutzung und Trends jederzeit datenbasiert auswerten.
Zusammenspiel aus Software & Hardware
OfficeEfficient wurde so entwickelt, dass die Software optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten sind bei uns systematisch abgesichert.
Serverstandort Deutschland
OfficeEfficient wird ausschließlich auf Servern in der Bundesrepublik Deutschland betrieben.
Analytics
Alle Buchungsdaten übersichtlich in einem Dashboard. Auslastung, Trends und Nutzung auf einen Blick.
Nahtlos integriert
OfficeEfficient gliedert sich in Ihre bestehende Systemlandschaft ein und verbindet sich nahtlos mit Ihrem Microsoft Set-up.
Klare Benutzerführung und inklusive Gestaltung sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden OfficeEfficient intuitiv nutzen können.
Zusammen mit ParkEfficient decken Sie Arbeitsplatz- und Parkplatzbuchung in einer Lösung ab.
Das sagen Unternehmen, die bereits mit uns arbeiten
OfficeEfficient ist als intelligentes Buchungssystem für Arbeitsplätze und Konferenzräume ein zentraler Baustein unseres Eco System for Smart Services. Auf Basis der Buchungsdaten und unserem Runsheet wird die Reinigung flexibel und bedarfsgerecht gesteuert, was die Reinigungsqualität erhöht, Ressourcen schont und Effizienzgewinne ermöglicht. Darüber hinaus lassen sich Konferenzservices und Catering optimal planen. Auch für modernes Desk Sharing und die kontinuierliche Optimierung unserer Flächennutzung setzen wir Office Efficient erfolgreich auf den eigenen Mietflächen ein.
Teamleiter Center of Digital Excellence, Klüh Service Management GmbH
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OfficeEfficient ist fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Es hilft uns, Leerstände sofort zu erkennen und Stellflächen effizient zu nutzen, was sich direkt positiv auf unsere Kostenstruktur auswirkt. Gleichzeitig schafft das Tool Klarheit, Fairness und Flexibilität und sorgt so dafür, dass unsere Mitarbeitenden mit einem guten Gefühl ins Büro kommen.
Projektleiterin GALERIA
– verified from
Am besten gefällt mir das reibungslose Onboarding und das unglaublich hilfsbereite Team von OfficeEfficient. Die Unterstützung bei der Integration in unser Unternehmen mit 500 Mitarbeitern war erstklassig und hat den gesamten Prozess enorm erleichtert. Als Projektverantwortlicher bin ich begeistert von der professionellen Betreuung und dem effizienten Ablauf. Ein großes Dankeschön an das Team für die großartige Zusammenarbeit – ich freue mich bereits auf das Onboarding unserer weiteren Standorte!
@Thomas
– verified from
Fragen & Antworten zu OfficeEfficient
Die häufigsten Fragen zu Desksharing, Raumverwaltung, Besuchermanagement und weiteren Funktionen.
Was ist OfficeEfficient?
OfficeEfficient ist eine digitale Office Management Software bzw. Buchungslösung für Arbeitsplätze, Meetingräume und weitere Ressourcen im modernen Büro. Mitarbeitende buchen Schreibtische, Meetingräume oder Parkplätze mit wenigen Klicks – per App, Webbrowser oder direkt in Microsoft Teams. Unternehmen steuern Flächennutzung, Buchungsregeln und Standorte zentral und gewinnen volle Transparenz über die tatsächliche Auslastung ihrer Büroflächen. Die ideale Lösung für hybrides Arbeiten.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Software?
Unsere Desksharing-Software eignet sich ideal für mittlere und große Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle implementieren möchten. Besonders in Unternehmen mit 100+ Mitarbeitern, die eine effiziente Nutzung von Büroflächen anstreben, ist Officeefficient eine optimale Lösung. Branchen wie der Finanzsektor profitieren besonders von der sicheren Integration in bestehende IT-Strukturen.
Welche Vorteile bietet OfficeEfficient gegenüber anderen Tools?
OfficeEfficient bietet mehr als klassische Desksharing-Tools: Neben der Arbeitsplatzbuchung integriert es Raum-, Besucher-, Reinigungs- Kantinen- und Flächenmanagement in einer Plattform – mit Echtzeitdaten, Microsoft 365-Integration und höchster DSGVO-Konformität.
Ist OfficeEfficient datenschutzkonform und sicher?
Ja. OfficeEfficient wird auf deutschen Servern eines deutschen Anbieters gehostet – damit besteht zu jeder Zeit deutsche Datenhoheit. Die Lösung ist DSGVO-konform, unterstützt rollenbasierte Berechtigungen, mandantenfähige Strukturen und eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten. Je nach Projekt können SSO, Microsoft Entra-ID, SCIM und individuelle Berechtigungskonzepte berücksichtigt werden.
Wie aufwendig ist die Implementierung in unserem Unternehmen?
Die Implementierung von OfficeEfficient ist unkompliziert und schnell abgeschlossen. Dank vorkonfigurierter Module, intuitivem Setup und persönlicher Betreuung kann die Lösung in wenigen Tagen an Ihre Strukturen, Standorte und Prozesse angepasst und direkt genutzt werden.
Wie verbessert OfficeEfficient die Mitarbeiterzufriedenheit?
Mitarbeitende können ihren Arbeitstag einfacher planen: Sie sehen auf einen Blick, welche Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze verfügbar sind und buchen passende Ressourcen bequem vorab. Besonders im hybriden Arbeitsmodell entsteht dadurch mehr Planbarkeit, weniger Suchaufwand und eine bessere Abstimmung im Team – Mitarbeitende wissen vorab, wo sie arbeiten und welche Kollegen vor Ort sind.
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Features & Funktionen
Digitale Steuerung von Flächen, Räumen und Services – zentral und automatisiert.
