Catering & Services in einer Software
Mit OfficeEfficient lässt sich Verpflegung direkt bei der Raumbuchung anfragen, Angebote vergleichen und Dienstleister koordinieren. Der gesamte Prozess läuft digital über unser Catering-Modul unserer Software.
Catering direkt bei der Raumbuchung anfragen
Verpflegung wird dort geplant, wo das Meeting entsteht: direkt in der Raumbuchung. Beim Erstellen des Termins geben Mitarbeitende an, was sie brauchen. Personenanzahl, Budget, gewünschte Uhrzeit und besondere Hinweise fließen direkt in die Catering-Anfrage innerhalb der Software ein. Je nach Setup können spezifische Service Provider ausgewählt werden, ob für Frühstück, Lunch, Snacks oder Dinner. Die Anfrage geht automatisch an die zuständige Person im Unternehmen. Kein separates Tool, keine extra E-Mail, kein Medienbruch.
Angebote einholen, vergleichen & freigeben
Admins erhalten die Catering-Anfrage und können direkt über die Software mit dem Dienstleister kommunizieren. Der Service Provider erstellt ein Angebot, hinterlegt eine Menübeschreibung und kann bei Bedarf Dokumente hochladen. Der Admin prüft das Angebot und gibt es frei oder lehnt es ab. Wird ein Angebot abgelehnt, lässt sich die Anfrage mit einem Klick neu starten, etwa mit angepassten Anforderungen oder einem anderen Anbieter. Der gesamte Verlauf bleibt dokumentiert und nachvollziehbar.
Direkte Abstimmung mit Ihren Dienstleistern
Schluss mit E-Mail-Ketten, Telefonnotizen und verlorenen Absprachen. Innerhalb jeder Catering-Anfrage gibt es in der Software einen eigenen Nachrichtenverlauf zwischen Admin und Service Provider. Nachrichten können mit Dateianhängen versehen werden, zum Beispiel für Menükarten, Allergenlisten oder Sonderwünsche. Ein Gelesen-Status zeigt an, ob der Dienstleister die Nachricht bereits gesehen hat. So wissen Sie jederzeit, wo die Abstimmung steht, und haben bei Rückfragen alles an einem Ort.
Volle Übersicht über Anfragen, Dienstleister & Stornierungen
Jede Anfrage durchläuft klare Phasen: offen, angefragt, Angebot erhalten, bestätigt oder abgelehnt. Pro Vorgang sind Historie, Kommunikation und Notizen einsehbar. Dienstleister verwalten Sie zentral mit Konditionen, Kategorien und Kontaktdaten. Wird ein Meeting abgesagt, weist OfficeEfficient auf verknüpftes Catering hin. Stornierungen können optional erst nach Admin-Freigabe wirksam werden.
Die Features unseres Catering Moduls
OfficeEfficient bildet den gesamten Catering-Prozess digital ab: von der Anfrage über die Abstimmung mit Dienstleistern bis zur Freigabe.
Catering im Buchungsflow
Verpflegung direkt bei der Raumbuchung anfragen, inklusive Budget, Personenanzahl und Wunschzeit.
Angebotsmanagement
Angebote erhalten, prüfen, freigeben oder ablehnen. Inklusive Menübeschreibung und Dateiupload.
Dienstleister-Kommunikation
Die Kommunikation verläuft komplett über OfficeEfficient mit Dateianhang & Lesebestätigung direkt in der Anfrage.
Statusverfolgung
Fünf klare Status-Phasen pro Anfrage: offen, angefragt, Angebot erhalten, bestätigt, abgelehnt.
Service Provider Verwaltung
Im Catering-Prozess lassen sich Mindestbestellwert, Vorlaufzeit, Kategorien und Kontaktdaten zentral verwalten.
Benachrichtigungen
Automatische Benachrichtigungen für Anfragen, Angebote, Ablehnungen und Stornierungen.
Effizienz, die sofort Wirkung zeigt
Mit OfficeEfficient erledigen Sie Buchungen, Verwaltung und Anpassungen in Sekunden. Klare Strukturen, schnelle Prozesse und intuitive Funktionen sorgen für ein modernes und effizientes Office-Erlebnis.
Unternehmen, die OfficeEfficient einsetzen, verdoppeln im Schnitt die tatsächliche Nutzung ihrer Büroflächen.
300+ Unternehmen im DACH-Raum
Vom Mittelstand bis zum Konzern: Über 300 Unternehmen verwalten ihr Büro bereits mit OfficeEfficient – mit zusammen mehr als 1 Million Buchungen pro Monat.
Daten, die in Deutschland bleiben
ISO 27001-zertifiziertes Rechenzentrum und DSGVO-konform. Ihre Daten bleiben ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Fundierte Entscheidungen statt Bauchgefühl
Alle Buchungsdaten übersichtlich in einem Dashboard: Auslastung, Trends und Nutzung auf einen Blick – für Entscheidungen auf Basis echter Daten, nicht Vermutungen.
Flexible Bereitstellung: SaaS, On-Premise oder Hybrid
Ob schnelle SaaS-Einführung oder Betrieb in Ihrer eigenen IT-Umgebung: OfficeEfficient passt sich Ihren Anforderungen an. Ideal für heterogene IT-Landschaften in Verwaltung und öffentlichem Sektor.
Barrierefrei & maximal intuitiv
Unsere Workplace Management Software ist nach WCAG 2.1. AA barrierefrei.
Das sagen Unternehmen, die bereits mit uns arbeiten
OfficeEfficient ist als intelligentes Buchungssystem für Arbeitsplätze und Konferenzräume ein zentraler Baustein unseres Eco System for Smart Services. Auf Basis der Buchungsdaten und unserem Runsheet wird die Reinigung flexibel und bedarfsgerecht gesteuert, was die Reinigungsqualität erhöht, Ressourcen schont und Effizienzgewinne ermöglicht. Darüber hinaus lassen sich Konferenzservices und Catering optimal planen. Auch für modernes Desk Sharing und die kontinuierliche Optimierung unserer Flächennutzung setzen wir Office Efficient erfolgreich auf den eigenen Mietflächen ein.
Teamleiter Center of Digital Excellence, Klüh Service Management GmbH
– verified from
OfficeEfficient ist fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Es hilft uns, Leerstände sofort zu erkennen und Stellflächen effizient zu nutzen, was sich direkt positiv auf unsere Kostenstruktur auswirkt. Gleichzeitig schafft das Tool Klarheit, Fairness und Flexibilität und sorgt so dafür, dass unsere Mitarbeitenden mit einem guten Gefühl ins Büro kommen.
Projektleiterin GALERIA
– verified from
Am besten gefällt mir das reibungslose Onboarding und das unglaublich hilfsbereite Team von OfficeEfficient. Die Unterstützung bei der Integration in unser Unternehmen mit 500 Mitarbeitern war erstklassig und hat den gesamten Prozess enorm erleichtert. Als Projektverantwortlicher bin ich begeistert von der professionellen Betreuung und dem effizienten Ablauf. Ein großes Dankeschön an das Team für die großartige Zusammenarbeit – ich freue mich bereits auf das Onboarding unserer weiteren Standorte!
@Thomas
– verified from
Fragen & Antworten zu OfficeEfficient
Die häufigsten Fragen zu Desksharing, Raumverwaltung, Besuchermanagement und weiteren Funktionen.
Wie läuft die Beschaffung ab, wenn wir nicht in Hessen sitzen?
Wir unterstützen Sie aktiv durch Ihr eigenes Vergabeverfahren – von der Leistungsbeschreibung bis zur Implementierung. In Hessen ist die Beschaffung über den ekom21-Rahmenvertrag besonders schnell möglich.
Ist OfficeEfficient barrierefrei?
OfficeEfficient ist konsequent auf die gesetzlichen Barrierefreiheitsanforderungen öffentlicher Stellen ausgelegt und ist nach WCAG 2.1, Konformitätsstufe AA barrierefrei.
Wie sicher sind unsere Daten bei OfficeEfficient?
Als deutscher Anbieter mit Servern in Deutschland unterliegen wir deutschem und EU-Recht und sind unternehmensweit nach ISO 27001 zertifiziert.
Können wir Cloud, On-Premise oder eine Kombination nutzen?
Ja. OfficeEfficient läuft in der Cloud, vollständig On-Premise oder hybrid – inklusive Synchronisation zwischen On-Premise-Daten und der Cloud-Lösung.
Lassen sich hierarchische Zuständigkeiten abbilden?
Ja. Über ein feingliedriges Rollenkonzept vergeben Sie Berechtigungen exakt auf Amts- oder Abteilungsebene. Ein Amt sieht und bucht dann ausschließlich seine eigenen Arbeitsplätze und Räume.
Können wir unser bestehendes Nutzerverzeichnis anbinden?
Ja, OfficeEfficient lässt sich an gängige Verzeichnisdienste wie Microsoft Entra ID oder Active Directory/LDAP anbinden.
Ihre Frage war nicht dabei? Kontaktieren Sie uns
Mehr Effizienz für Ihr Büro. Sofort messbar.
Steigern Sie die Auslastung, reduzieren Sie Kosten und schaffen Sie flexible Arbeitsumgebungen, die Mitarbeitende wirklich nutzen.
Features & Funktionen
Digitale Steuerung von Flächen, Räumen und Services – zentral und automatisiert.
