Besuchermanagement, dass Ihren Empfang
entlastet
Mit unserem digitalen Besuchermanagement System laden Sie Gäste in Sekunden ein, checken sie kontaktlos ein und behalten den Status jedes Besuchers in Echtzeit im Blick. Für Unternehmen, die einen professionellen ersten Eindruck nicht dem Zufall überlassen.
Guter Empfang beginnt vor dem Besuch
Laden Sie mit unserer Besucherverwaltung Software Gäste direkt bei der Buchung eines Arbeitsplatzes oder Besprechungsraums ein. Die Einladung per E-Mail wird automatisch versendet und enthält alle relevanten Informationen sowie einen Link zur Datenvervollständigung.Auf Wunsch unterzeichnen Gäste NDAs oder andere Dokumente vorab digital. Sicherheitsunterweisungen werden aktiv bestätigt, bevor die Einladung angenommen werden kann. Revisionssicher und vollständig papierlos.So ist beim Eintreffen des Gastes bereits alles geklärt. Der Empfang konzentriert sich auf das Wesentliche: einen professionellen ersten Eindruck.
Check-in in Sekunden. Ohne Wartezeiten.
Bei Ankunft scannen Besucher ihren QR-Code am iPad am Empfang selbstständig. Fehlende Angaben oder ein Ausweisfoto werden direkt vor Ort am iPad nacherfasst, ohne dass Ihr Team eingreifen muss.Das Besuchermanagement System erstellt automatisch einen Gästeausweis, auf Wunsch im Unternehmensdesign oder mit Sicherheitsmerkmalen. Der Gastgeber erhält sofort eine Benachrichtigung und holt den Gast persönlich ab.Erscheint ein Gast unangekündigt? Ihr Empfangsteam legt in Sekunden eine neue Einladung an. Der Besucher wird erfasst, erhält seinen Ausweis und ist sofort im System. Kein Protokollloch, keine Zettelwirtschaft.
Volle Kontrolle über Zugriffe & Berechtigungen
Legen Sie in Ihrer Besuchermanagement Software zentral fest, wer Gäste einladen darf, welche Bereiche zugänglich sind und welche Genehmigungen erforderlich sind. Das Rechtemanagement lässt sich flexibel auf Rollen, Standorte und Sicherheitszonen abstimmen.In Kombination mit der digitalen Erfassung von NDAs und Sicherheitsunterweisungen erfüllen Besuchermanagement Unternehmen ihre Compliance-Vorgaben zuverlässig. Ganz ohne manuelle Nacharbeit. So bleibt der Empfang offen und die Sicherheit gewährleistet.
Alle Besucher im Überblick
Das Dashboard Ihres digitalen Besuchermanagements zeigt in Echtzeit, wo jeder Gast steht: Ausstehend, Angenommen, Abgelehnt oder Eingecheckt. Empfang, Sicherheitsdienst und Organisation sehen denselben Stand, ohne Rückfragen.Findet ein Besucher seine Einladungs-E-Mail nicht, versendet Ihr Team sie mit einem Klick erneut oder zeigt den QR-Code direkt am Bildschirm an. Der Check-in klappt trotzdem in Sekunden.Das Besuchermanagement System lässt sich nahtlos in bestehende Infrastruktur einbinden: Zutrittskontrollen, Drehkreuze, Badge-Drucker sowie HR- und Sicherheitslösungen. So entsteht ein durchgängiger Prozess vom Eingang bis zum Ausgang.
So unterstützt Sie unser digitales Besuchermanagement
Einladungen, Check-in und Besuchersteuerung in einer Besuchermanagement Software. Kontrolliert, DSGVO-konform und in kürzester Zeit einsatzbereit.
Besucher einladen
Mitarbeitende können externe Gäste mit nur wenigen Klicks Arbeitsplätze buchen oder zu Raumbuchungen hinzufügen.
Besuch vorbereiten
Besucher erhalten vorab eine Einladung per Mail. Auf Wunsch können Dokumente wie NDAs angefügt werden.
Gästeausweise erstellen
Auf Grundlage der Buchungsinformationen erstellt das System auf Wunsch Gästeausweise.
Ankunftsbestätigung
Gastgeber erhalten bei Check-In eine Bestätigung, um Besucher vom Empfang abzuholen. So werden Wartezeiten verkürzt.
Echtzeit-Gästestatus
Eingecheckt, vor Ort oder ausgecheckt? Unser System zeigt in Echzeit, ob Besucher noch im Unternehmen sind oder nicht.
Zugriffsmanagement
Während des Besuchs bekommen Gäste nur Zugriffsrechte für die Bereiche, die für sie wichtig sind.
Effizienz, die sofort Wirkung zeigt
Mit OfficeEfficient erledigen Sie Buchungen, Verwaltung und Anpassungen in Sekunden. Klare Strukturen, schnelle Prozesse und intuitive Funktionen sorgen für ein modernes und effizientes Office-Erlebnis.
Unternehmen, die OfficeEfficient einsetzen, verdoppeln im Schnitt die tatsächliche Nutzung ihrer Büroflächen.
Zusammenspiel aus Software & Hardware
OfficeEfficient wurde so entwickelt, dass die Software optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten sind bei uns systematisch abgesichert.
Serverstandort Deutschland
OfficeEfficient wird ausschließlich auf Servern in der Bundesrepublik Deutschland betrieben.
Analytics
Alle Buchungsdaten übersichtlich in einem Dashboard. Auslastung, Trends und Nutzung auf einen Blick.
Nahtlos integriert
OfficeEfficient gliedert sich in Ihre bestehende Systemlandschaft ein und verbindet sich nahtlos mit Ihrem Microsoft Set-up.
Klare Benutzerführung und inklusive Gestaltung sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden OfficeEfficient intuitiv nutzen können.
Zusammen mit ParkEfficient decken Sie Arbeitsplatz- und Parkplatzbuchung in einer Lösung ab.
Das sagen Unternehmen, die bereits mit uns arbeiten
OfficeEfficient ist als intelligentes Buchungssystem für Arbeitsplätze und Konferenzräume ein zentraler Baustein unseres Eco System for Smart Services. Auf Basis der Buchungsdaten und unserem Runsheet wird die Reinigung flexibel und bedarfsgerecht gesteuert, was die Reinigungsqualität erhöht, Ressourcen schont und Effizienzgewinne ermöglicht. Darüber hinaus lassen sich Konferenzservices und Catering optimal planen. Auch für modernes Desk Sharing und die kontinuierliche Optimierung unserer Flächennutzung setzen wir Office Efficient erfolgreich auf den eigenen Mietflächen ein.
Teamleiter Center of Digital Excellence, Klüh Service Management GmbH
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OfficeEfficient ist fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Es hilft uns, Leerstände sofort zu erkennen und Stellflächen effizient zu nutzen, was sich direkt positiv auf unsere Kostenstruktur auswirkt. Gleichzeitig schafft das Tool Klarheit, Fairness und Flexibilität und sorgt so dafür, dass unsere Mitarbeitenden mit einem guten Gefühl ins Büro kommen.
Projektleiterin GALERIA
– verified from
Am besten gefällt mir das reibungslose Onboarding und das unglaublich hilfsbereite Team von OfficeEfficient. Die Unterstützung bei der Integration in unser Unternehmen mit 500 Mitarbeitern war erstklassig und hat den gesamten Prozess enorm erleichtert. Als Projektverantwortlicher bin ich begeistert von der professionellen Betreuung und dem effizienten Ablauf. Ein großes Dankeschön an das Team für die großartige Zusammenarbeit – ich freue mich bereits auf das Onboarding unserer weiteren Standorte!
@Thomas
– verified from
Fragen & Antworten zu OfficeEfficient
Die häufigsten Fragen zu Desksharing, Raumverwaltung, Besuchermanagement und weiteren Funktionen.
Was ist OfficeEfficient?
OfficeEfficient ist eine digitale Office Management Software bzw. Buchungslösung für Arbeitsplätze, Meetingräume und weitere Ressourcen im modernen Büro. Mitarbeitende buchen Schreibtische, Meetingräume oder Parkplätze mit wenigen Klicks – per App, Webbrowser oder direkt in Microsoft Teams. Unternehmen steuern Flächennutzung, Buchungsregeln und Standorte zentral und gewinnen volle Transparenz über die tatsächliche Auslastung ihrer Büroflächen. Die ideale Lösung für hybrides Arbeiten.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Software?
Unsere Desksharing-Software eignet sich ideal für mittlere und große Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle implementieren möchten. Besonders in Unternehmen mit 100+ Mitarbeitern, die eine effiziente Nutzung von Büroflächen anstreben, ist Officeefficient eine optimale Lösung. Branchen wie der Finanzsektor profitieren besonders von der sicheren Integration in bestehende IT-Strukturen.
Welche Vorteile bietet OfficeEfficient gegenüber anderen Tools?
OfficeEfficient bietet mehr als klassische Desksharing-Tools: Neben der Arbeitsplatzbuchung integriert es Raum-, Besucher-, Reinigungs- Kantinen- und Flächenmanagement in einer Plattform – mit Echtzeitdaten, Microsoft 365-Integration und höchster DSGVO-Konformität.
Ist OfficeEfficient datenschutzkonform und sicher?
Ja. OfficeEfficient wird auf deutschen Servern eines deutschen Anbieters gehostet – damit besteht zu jeder Zeit deutsche Datenhoheit. Die Lösung ist DSGVO-konform, unterstützt rollenbasierte Berechtigungen, mandantenfähige Strukturen und eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten. Je nach Projekt können SSO, Microsoft Entra-ID, SCIM und individuelle Berechtigungskonzepte berücksichtigt werden.
Wie aufwendig ist die Implementierung in unserem Unternehmen?
Die Implementierung von OfficeEfficient ist unkompliziert und schnell abgeschlossen. Dank vorkonfigurierter Module, intuitivem Setup und persönlicher Betreuung kann die Lösung in wenigen Tagen an Ihre Strukturen, Standorte und Prozesse angepasst und direkt genutzt werden.
Wie verbessert OfficeEfficient die Mitarbeiterzufriedenheit?
Mitarbeitende können ihren Arbeitstag einfacher planen: Sie sehen auf einen Blick, welche Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze verfügbar sind und buchen passende Ressourcen bequem vorab. Besonders im hybriden Arbeitsmodell entsteht dadurch mehr Planbarkeit, weniger Suchaufwand und eine bessere Abstimmung im Team – Mitarbeitende wissen vorab, wo sie arbeiten und welche Kollegen vor Ort sind.
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Features & Funktionen
Digitale Steuerung von Flächen, Räumen und Services – zentral und automatisiert.
