Die meisten Unternehmen planen ihre Schreibtischzahl nach Bauchgefühl. Das Ergebnis: entweder zu viele Plätze, die leer stehen, oder zu wenige, die an Spitzentagen fehlen. Laut dem Desk Sharing Index für Deutschland liegt die durchschnittliche Schreibtischauslastung in deutschen Büros bei gerade einmal 31 %. Für jeden besetzten Platz stehen rechnerisch zwei leer. Desk Sharing ist die Antwort auf diesen Leerstand — aber nur, wenn die Desk Sharing Quote solide berechnet ist. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie die Formel funktioniert, was eine realistische Quote für hybride Teams ist und warum Dienstag und Mittwoch die wichtigsten Zahlen in Ihrer Büroplanung sein sollten.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Desk Sharing Quote ist das Verhältnis von Schreibtischen zu Mitarbeitenden: 0,7 bedeutet, 70 Schreibtische stehen 100 Mitarbeitenden zur Verfügung.
- Die Grundformel lautet: Schreibtische = Mitarbeitende x Netto-Anwesenheitsrate x 1,1 Sicherheitspuffer.
- Für hybride Teams mit 2 bis 3 Bürotagen pro Woche ist eine Quote zwischen 0,6 und 0,8 realistisch und empfohlen.
- Dienstag und Mittwoch machen zusammen fast 48 % aller Bürobuchungen aus. Diese Spitzentage bestimmen Ihre Mindestkapazität.
Was ist die Desk Sharing Quote? Und was sagt sie aus?
Die Desk Sharing Quote beschreibt das Verhältnis zwischen verfügbaren Schreibtischen und der Gesamtzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen. Eine Quote von 0,7 bedeutet: Für 100 Mitarbeitende stehen 70 Schreibtische bereit. Je niedriger die Quote, desto effizienter wird die Fläche genutzt — und desto mehr hängt der Erfolg von verlässlichen Buchungsregeln ab.
Desk Sharing Quote = Anzahl Schreibtische / Anzahl Mitarbeitende
Eine Quote über 1,0 bedeutet: Es gibt mehr Plätze als Mitarbeitende. Das ist das klassische Büromodell. Eine Quote unter 1,0 bedeutet: Mehrere Mitarbeitende teilen sich einen Platz. Das funktioniert, solange nicht alle gleichzeitig anwesend sind.
Für hybride Unternehmen ist eine Quote deutlich unter 1,0 das Ziel. Sie ist kein Sparmaßnahmen-Symbol, sondern ein strategisches Planungsinstrument. Mehr zu den Grundlagen des Desk Sharings finden Sie in unserem Pillar-Artikel.
Wie berechnet man die Desk Sharing Quote? Formel und Schritt-für-Schritt
Die Desk Sharing Quote berechnet sich in zwei Schritten: Erst ermitteln Sie die Netto-Anwesenheitsrate Ihrer Mitarbeitenden, dann berechnen Sie die benötigte Schreibtischzahl. Mitarbeitende mal Netto-Anwesenheitsrate mal 1,1 Sicherheitspuffer ergibt die Mindestanzahl an Schreibtischen. Geteilt durch die Gesamtzahl der Mitarbeitenden ergibt das Ihre Desk Sharing Quote.
Schritt 1: Netto-Anwesenheitsrate berechnen
Von den jährlichen Brutto-Arbeitstagen (in Deutschland ca. 250) werden alle Abwesenheiten abgezogen:
- Homeoffice-Tage (z. B. 40 % der Zeit = 100 Tage)
- Urlaubstage (z. B. 25 Tage)
- Kranktage (z. B. 5 Tage im Durchschnitt)
- Dienstreisetage (z. B. 5 Tage)
Das Ergebnis sind die tatsächlichen Büropräsenztage pro Mitarbeitendem und Jahr.
Schritt 2: Benötigte Schreibtische berechnen
Empfohlen wird eine Pufferzugabe von rund 10 %, um Spitzentage abzufedern:
Schreibtische = Mitarbeitende x (Präsenztage / 250) x 1,1
Rechenbeispiel: So berechnen Sie die Quote für 100 Mitarbeitende
Nehmen wir ein konkretes Beispiel — angelehnt an die Musterberechnung von goconut:
Ausgangslage: 100 Mitarbeitende, 2 Homeoffice-Tage pro Woche (= 40 % HO-Rate), 25 Urlaubstage, 5 Kranktage, 5 Dienstreisetage.
- Brutto-Arbeitstage: 250
- Abzüglich Homeoffice (40 %): -100 Tage
- Abzüglich Urlaub: -25 Tage
- Abzüglich Kranktage: -5 Tage
- Abzüglich Dienstreisen: -5 Tage
Netto-Präsenztage: 115 Tage pro Jahr
Netto-Anwesenheitsrate: 115 / 250 = 46 %
Benötigte Schreibtische: 100 x 0,46 x 1,1 = ca. 51 Schreibtische
Desk Sharing Quote: 51 / 100 = 0,51
Das bedeutet: 51 Schreibtische reichen für 100 Mitarbeitende, wenn die Büropräsenz gleichmäßig verteilt ist. Da das in der Praxis selten der Fall ist, zeigt der nächste Abschnitt, warum der Spitzentag-Faktor entscheidend ist.
Welche Desk Sharing Quote ist die richtige?
Für hybride Teams mit 2 bis 3 Bürotagen pro Woche liegt die empfohlene Desk Sharing Quote zwischen 0,6 und 0,8. Wer zu niedrig plant, riskiert Engpässe und Frustration bei den Mitarbeitenden. Wer zu hoch plant, zahlt für Fläche, die niemand nutzt. Die maximale Auslastung an Spitzentagen sollte dauerhaft 85 bis 90 % nicht überschreiten.
Aktuelle Studien zeigen: Eine Quote von 0,7 bis 0,8 gilt für die meisten hybriden Unternehmen als Zielbereich. Wer seinen Mitarbeitenden mehr Homeoffice-Flexibilität bietet, kann tiefer gehen.
Orientierungswerte:
- 3 Bürotage/Woche: Quote ca. 0,7 bis 0,8
- 2 Bürotage/Woche: Quote ca. 0,5 bis 0,65
- 1 Bürotag/Woche: Quote ca. 0,3 bis 0,45
Laut Owl Labs State of Hybrid Work 2025 arbeiten aktuell rund 54 % der deutschen Beschäftigten hybrid. Und laut PwC-Studie 2025 wünschen sich Mitarbeitende im Schnitt 2,77 Homeoffice-Tage pro Woche. Das bedeutet für die Flächenplanung: Eine Quote um 0,6 ist für viele Unternehmen realistisch und nachhaltig.
Wer sich zudem mit den Vor- und Nachteilen des Desk Sharings vertraut macht oder bereits eine Betriebsvereinbarung im Blick hat, kann diese Werte direkt in die Planung einfließen lassen.
Warum Dienstag und Mittwoch Ihre Planungsgrundlage sind
Der Durchschnitt täuscht. Wer nur die mittlere Anwesenheitsrate verwendet, plant zu knapp — denn Büropräsenz ist nicht gleichmäßig auf die Woche verteilt.
Laut Desk Sharing Index entfallen allein auf Dienstag und Mittwoch zusammen 47,7 % aller Buchungen: 24,3 % auf Dienstag, 23,4 % auf Mittwoch. Diese beiden Tage sind die Spitzentage — und sie bestimmen, wie viele Schreibtische mindestens verfügbar sein müssen.
Wer die Schreibtischzahl nur am Jahresdurchschnitt ausrichtet, wird an diesen Tagen regelmäßig zu wenig Kapazität haben. Das führt zu Frustration, Konkurrenz um Lieblingsplätze und letztlich zur Ablehnung des gesamten Desk-Sharing-Konzepts.
Die Empfehlung: Ermitteln Sie zunächst die Auslastung an Ihren Spitzentagen. Planen Sie die Schreibtischzahl so, dass die Auslastung an diesen Tagen maximal 85 bis 90 % beträgt. Erst dann kommt der 10- bis 15-%-Puffer obendrauf.
Wie sich die Zonenplanung im Desksharing-Büro an diesen Spitzentagen ausrichtet, ist ein eigenes Thema — entscheidend ist, dass Teamzonen und Quiet Zones auch an ausgelasteten Dienstagen funktionieren.
Wie OfficeEfficient hilft, die Quote laufend zu optimieren
Eine einmalige Berechnung reicht nicht. Anwesenheitsmuster ändern sich: mit neuen Mitarbeitenden, Homeoffice-Regelungen, Saisons und Teamstrukturen. Wer die Desk Sharing Quote nur beim Start berechnet und dann nicht mehr anfasst, verliert den Anschluss an die Realität.
Die digitale Arbeitsplatzbuchung von OfficeEfficient liefert genau die Daten, die für eine laufende Optimierung nötig sind: Auslastung je Tag, Zone und Etage — in Echtzeit und als historische Auswertung. So sehen Sie sofort, ob Ihre aktuelle Quote noch passt oder ob Sie Kapazitäten anpassen sollten.
Die gesamte Workplace-Management-Plattform bildet nicht nur Schreibtische ab, sondern auch Meetingräume, Parkplätze und Besuchermanagement. Das gibt Ihnen ein vollständiges Bild der Büroauslastung — und eine fundierte Grundlage für jede Entscheidung zur Flächenoptimierung.
Alle Informationen zu Paketen finden Sie auf der Pricing-Seite.
Fazit
Die Desk Sharing Quote ist kein einmaliger Wert, sondern ein kontinuierliches Steuerungsinstrument. Wer sie mit der richtigen Formel berechnet, Spitzentage berücksichtigt und einen angemessenen Puffer einplant, schafft ein Büro, das effizient ist und trotzdem genug Platz für alle bietet. Für hybride Teams mit 2 bis 3 Bürotagen pro Woche ist eine Quote von 0,6 bis 0,8 der realistischste Zielbereich. Und mit den richtigen Daten aus einem Buchungssystem lässt sich diese Quote laufend verfeinern, statt jedes Jahr neu zu schätzen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine gute Desk Sharing Quote für hybride Teams?
Für hybride Teams, die 2 bis 3 Tage pro Woche ins Büro kommen, liegt die empfohlene Desk Sharing Quote zwischen 0,6 und 0,8. Das bedeutet: 60 bis 80 Schreibtische für 100 Mitarbeitende. Aktuelle Empfehlungen raten dazu, die maximale Auslastung an Spitzentagen auf 85 bis 90 % zu begrenzen.
Wie berechnet man die Anzahl benötigter Schreibtische beim Desk Sharing?
Die Formel lautet: Mitarbeitende x Netto-Anwesenheitsrate x 1,1 Sicherheitspuffer. Die Netto-Anwesenheitsrate ergibt sich aus den Brutto-Arbeitstagen abzüglich Homeoffice-, Urlaubs-, Kranktagen und Dienstreisen. Das Ergebnis ist die Mindestanzahl an Schreibtischen, die Ihr Büro bereitstellen sollte.
Was passiert, wenn die Desk Sharing Quote zu niedrig ist?
Wenn die Quote zu niedrig ist, entstehen an Spitzentagen Engpässe. Mitarbeitende finden keinen Platz, suchen Alternativen oder kommen seltener ins Büro. Das gefährdet die Akzeptanz des gesamten Desk-Sharing-Konzepts. Als Faustregel gilt: Liegt die Spitzentag-Auslastung regelmäßig über 90 %, sollte die Kapazität erhöht werden.
Wie oft sollte man die Desk Sharing Quote überprüfen?
Mindestens einmal pro Quartal, idealerweise monatlich. Anwesenheitsmuster verändern sich mit Teamgröße, Homeoffice-Regelungen und Saisons. Ein digitales Buchungssystem, das Auslastungsdaten automatisch erfasst, macht diese Überprüfung zum Selbstläufer — ohne manuelle Erhebungen.
Kann die Desk Sharing Quote je Abteilung unterschiedlich sein?
Ja, und das ist in der Praxis sogar empfehlenswert. Abteilungen mit hoher Remote-Affinität können mit einer niedrigeren Quote geplant werden als Teams mit hoher Büropräsenz. Zonenbasierte Planung ermöglicht es, je Bereich individuelle Quoten und Buchungsregeln zu hinterlegen.
