In der modernen Arbeitswelt setzen immer mehr Unternehmen auf flexible Arbeitsplatzmodelle wie Desksharing. Mit der Einführung einer Desksharing Software gehen zahlreiche Vorteile einher: Unternehmen können ihre Büroflächen effizienter nutzen, während Mitarbeiter mehr Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes genießen. Doch ein häufiges Missverständnis bleibt: Viele Mitarbeiter befürchten, dass die Desksharing Software zur Überwachung ihrer Aktivitäten dient. Dieses Missverständnis kann schnell zu Widerständen und Bedenken führen – dabei ist die Realität eine ganz andere.
In diesem Blogbeitrag räumen wir mit dem Mythos der Überwachung auf und zeigen, warum eine Desksharing Software nicht dazu dient, Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr dazu beiträgt, ein flexibles und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.
1. Desksharing Software: Mehr Flexibilität, nicht Kontrolle
Das Hauptziel einer Desksharing Software ist es, Unternehmen und ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität im Arbeitsalltag zu ermöglichen. Früher hatten Mitarbeiter feste Schreibtische, die oft nicht effizient genutzt wurden, vor allem wenn viele Angestellte im Homeoffice oder unterwegs waren. Die Desksharing Software ermöglicht es den Mitarbeitern, flexibel einen Arbeitsplatz zu buchen, der ihren Bedürfnissen entspricht, ohne an einen festen Platz gebunden zu sein.
Die Software dient nicht dazu, die Anwesenheit oder Abwesenheit von Mitarbeitern zu überwachen, sondern vielmehr dazu, die Nutzung der Büroflächen zu optimieren. Sie zeigt, welche Arbeitsplätze frei oder belegt sind, und ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell und einfach einen Schreibtisch zu reservieren. Der Fokus liegt dabei auf der Effizienz und Transparenz der Raumnutzung – nicht auf der Überwachung individueller Mitarbeiter.
2. Welche Daten werden tatsächlich erfasst?
Ein weiterer wichtiger Punkt, um den Mythos der Überwachung zu entkräften, ist die Art der Daten, die von der Desksharing Software erfasst werden. In der Regel werden nur die notwendigsten Daten gespeichert, um den reibungslosen Betrieb des Systems zu gewährleisten. Dazu gehören:
Arbeitsplatzbuchungen: Welche Schreibtische wurden von wem zu welchem Zeitpunkt reserviert?
Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen: Welche Arbeitsplätze sind aktuell frei oder besetzt?
Raumauslastung: Daten zur allgemeinen Auslastung der Büroflächen, um Optimierungen vornehmen zu können.
Wichtig ist hierbei, dass diese Daten keine tiefen Einblicke in die Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter geben. Es wird lediglich festgehalten, wann ein Arbeitsplatz gebucht wurde – nicht, wie lange der Mitarbeiter an seinem Schreibtisch sitzt oder was er dort tut. Die Daten sind somit ausschließlich für die Raumnutzung relevant und dienen keinesfalls der Überwachung von Mitarbeitern.
3. Datenschutz und DSGVO-Konformität
Gerade in Zeiten strenger Datenschutzgesetze wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind Unternehmen verpflichtet, den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Moderne Desksharing Software-Lösungen sind darauf ausgelegt, diese Vorschriften zu erfüllen und sensible Daten der Mitarbeiter zu schützen.
Viele Anbieter ermöglichen beispielsweise die Pseudonymisierung der Daten. Das bedeutet, dass persönliche Informationen wie Namen durch anonyme Identifikatoren ersetzt werden, sodass keine Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeiter gezogen werden können. Zudem werden oft nur minimale Daten erfasst, und die Unternehmen haben die Möglichkeit, die Speicherung von Daten auf ein notwendiges Minimum zu begrenzen. Auch können Unternehmen festlegen, wie lange Daten gespeichert werden sollen und wer Zugriff darauf hat.
Durch diese Maßnahmen wird sichergestellt, dass die Desksharing Software nicht zur Überwachung dient, sondern lediglich als Tool zur Optimierung der Arbeitsumgebung eingesetzt wird.
4. Vorteile der Desksharing Software für Mitarbeiter
Abseits der Missverständnisse bietet eine Desksharing Software zahlreiche Vorteile für die Mitarbeiter selbst. Statt Kontrolle steht die Flexibilität im Vordergrund, die die Software ermöglicht:
Planungssicherheit: Mitarbeiter wissen im Voraus, ob ein Arbeitsplatz im Büro frei ist oder nicht. Das schafft Sicherheit, insbesondere in Zeiten von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen.
Flexibilität: Die Mitarbeiter können sich täglich entscheiden, wo sie arbeiten möchten. Sie sind nicht an einen festen Schreibtisch gebunden, sondern können flexibel buchen, je nach Bedarf.
Bessere Zusammenarbeit: Da keine festen Schreibtische existieren, haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, regelmäßig an unterschiedlichen Plätzen zu sitzen und so den Austausch mit verschiedenen Kollegen zu fördern.
Durch diese Flexibilität wird die Desksharing Software zu einem echten Mehrwert für die Mitarbeiter, die nicht nur von der optimierten Raumnutzung profitieren, sondern auch ihre Arbeitstage individueller und bedarfsgerecht gestalten können.
5. Die Rolle der Kommunikation bei der Einführung
Um Missverständnisse und Bedenken bezüglich der Nutzung einer Desksharing Software auszuräumen, spielt die richtige Kommunikation im Unternehmen eine zentrale Rolle. Es ist wichtig, dass den Mitarbeitern von Anfang an klar vermittelt wird, welche Ziele die Einführung der Software verfolgt und welche Daten tatsächlich erfasst werden.
Mitarbeiter sollten wissen, dass die Software nicht zur Überwachung dient, sondern vielmehr dazu beiträgt, ein flexibleres und produktiveres Arbeitsumfeld zu schaffen. Indem die Unternehmen offen über die Funktionsweise und den Nutzen der Desksharing Software sprechen, können Missverständnisse schnell geklärt und das Vertrauen der Mitarbeiter gestärkt werden.
Fazit: Desksharing Software dient der Effizienz, nicht der Ãœberwachung
Die Bedenken, dass eine Desksharing Software zur Überwachung der Mitarbeiter genutzt werden könnte, sind weit verbreitet, aber unbegründet. In Wahrheit liegt der Fokus dieser Technologie auf der effizienten Nutzung von Büroflächen und der Schaffung eines flexiblen Arbeitsumfeldes. Die erfassten Daten dienen ausschließlich der Optimierung der Arbeitsplatzbuchungen und der Raumnutzung – eine Überwachung der Mitarbeiter findet nicht statt.
Mit der richtigen Kommunikation und einer datenschutzkonformen Umsetzung kann eine Desksharing Software nicht nur dazu beitragen, das Büro effizienter zu gestalten, sondern auch die Zufriedenheit und Flexibilität der Mitarbeiter erheblich verbessern.
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