Die Arbeitswelt verändert sich grundlegend, und mit ihr die Art, wie Büros genutzt werden. Das Shared Office ist dabei weit mehr als ein Trend: Es ist eine Antwort auf steigende Mietkosten, flexible Arbeitsmodelle und den Wunsch nach einer dynamischen Arbeitsumgebung. Geteilte Büroflächen ersetzen feste Schreibtische durch ein flexibles System, in dem Mitarbeitende täglich den Arbeitsplatz wählen, der zu ihrer aktuellen Aufgabe passt. In Kombination mit Activity Based Working entstehen Büros, die Konzentration, Teamarbeit und Kreativität gleichermaßen fördern. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein Shared Office funktioniert, welche Vorteile es bringt und worauf Sie bei der Einführung achten sollten.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Shared Office ersetzt feste Arbeitsplätze durch flexible Zonen, die Mitarbeitende je nach Bedarf nutzen.
- Geteilte Büroflächen senken Miet- und Betriebskosten, weil nur die Fläche bereitsteht, die tatsächlich gebraucht wird.
- Activity Based Working ergänzt das Konzept, indem verschiedene Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten geschaffen werden.
- Ein aufgeräumtes, flexibles Büro fördert Austausch, Kreativität und Wohlbefinden der Mitarbeitenden.
- Die richtige Software und klare Regeln sind entscheidend, damit ein Shared Office reibungslos funktioniert.
Was ist ein Shared Office und wie funktioniert es?
Ein Shared Office ist ein Büromodell, in dem Arbeitsplätze nicht mehr fest zugewiesen sind. Statt eines eigenen Schreibtisches nutzen Mitarbeitende geteilte Büroflächen und wählen morgens den Platz, der zu ihrer Tagesplanung passt. Wer konzentriert arbeiten muss, sucht sich einen ruhigen Bereich. Wer ein Teammeeting hat, setzt sich in eine offene Zone in der Nähe der Kolleginnen und Kollegen. Dieses Prinzip funktioniert besonders gut in Unternehmen, in denen nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro sind. Wer regelmäßig im Homeoffice arbeitet, braucht keinen festen Platz, der an den übrigen Tagen leer steht. Das Shared Office macht aus ungenutzter Fläche einen lebendigen Arbeitsort, der sich an die tatsächliche Anwesenheit anpasst. Eine Clean-Desk-Regel sorgt dafür, dass jeder Platz am Ende des Tages ordentlich hinterlassen wird, was gleichzeitig zu einer aufgeräumteren Arbeitsumgebung beiträgt.
Activity Based Working: Das Shared Office auf dem nächsten Level
Activity Based Working geht über das klassische Shared Office hinaus. Statt nur flexible Plätze anzubieten, wird das gesamte Büro in spezialisierte Zonen unterteilt: Ruhebereiche für Fokusarbeit, offene Flächen für Teamarbeit, Besprechungsräume für Meetings und informelle Treffpunkte für den spontanen Austausch. Mitarbeitende wählen ihren Arbeitsort nicht zufällig, sondern basierend auf der Aktivität, die sie gerade ausführen. Dieses Modell fördert nicht nur die Produktivität, weil jede Tätigkeit in der passenden Umgebung stattfindet, sondern steigert auch das Wohlbefinden. Wer seine Arbeitsumgebung aktiv mitgestalten kann, fühlt sich wertgeschätzt und arbeitet motivierter. Das Shared Office wird so zu einem Ort, der verschiedene Arbeitsstile gleichzeitig unterstützt und den Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg fördert.
Vorteile von geteilten Büroflächen: Kosten, Kultur und Kreativität
Die Vorteile eines Shared Office sind vielfältig. Der offensichtlichste: Unternehmen sparen Fläche und damit Miete, Energie und Reinigungskosten. Kurz, es lassen sich Kosten optimieren. Wenn Auslastungsdaten zeigen, dass nur 60 Prozent der Schreibtische an einem typischen Tag genutzt werden, lässt sich die Bürofläche entsprechend anpassen. Doch geteilte Büroflächen bieten mehr als Kosteneinsparungen. Wer nicht jeden Tag am selben Platz sitzt, kommt leichter mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Teams ins Gespräch. Dieser spontane Austausch bricht eingefahrene Strukturen auf, fördert neue Ideen und stärkt das Gemeinschaftsgefühl. Auch die Arbeitsorganisation profitiert: Ohne festen Schreibtisch gewöhnen sich Mitarbeitende an, digital und papierlos zu arbeiten, was Prozesse beschleunigt und die Zusammenarbeit über Standorte hinweg erleichtert.
Die richtige Software für Ihr Shared Office
Ohne die passende Hybrid Work Software wird ein Shared Office schnell unübersichtlich. Ein gutes System muss intuitiv bedienbar sein und in Echtzeit zeigen, welche Arbeitsplätze und Räume verfügbar sind. Mitarbeitende sollten per App oder Webinterface schnell einen passenden Platz finden und reservieren können, gefiltert nach Ausstattung, Etage oder Teamnähe. Für das Management liefert die Software wertvolle Auslastungsdaten: Welche Bereiche sind zu welchen Zeiten besonders gefragt? Wo bleibt regelmäßig Fläche ungenutzt? Diese Informationen bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen zur Flächenoptimierung. Achten Sie bei der Auswahl außerdem auf Integrationen mit bestehenden Systemen wie Kalendern oder Zutrittskontrolle und auf saubere Reporting-Funktionen, die Nutzungsmuster sichtbar machen.
So unterstützt OfficeEfficient Ihr Shared Office
OfficeEfficient ist die Plattform, die Ihr Shared Office zum Laufen bringt. Mitarbeitende sehen per App in Echtzeit, welche Arbeitsplätze und Räume verfügbar sind, und wählen den Ort, der zu ihrer aktuellen Aufgabe passt. Ob Fokuszone, Teambereich oder Besprechungsraum: Die Reservierung funktioniert in Sekunden. Gleichzeitig sehen Ihre Teams, welche Kolleginnen und Kollegen im Büro sind, und können ihren Tag entsprechend planen.
Für Sie als Unternehmen liefert OfficeEfficient die Daten, die Sie für eine effiziente Flächensteuerung brauchen. Detaillierte Auslastungsanalysen zeigen, welche Bereiche gefragt sind, wo Überkapazitäten bestehen und wie sich die Büronutzung über die Woche verteilt. Auf dieser Basis passen Sie Ihre Flächen gezielt an, reduzieren Kosten und schaffen ein Arbeitsumfeld, das Ihre Teams gern nutzen. Von der Einführung bis zur langfristigen Optimierung begleitet OfficeEfficient Ihren Weg zum modernen Shared Office.
