So spart Ihre Organisation mit Desksharing Kosten: Effiziente Flächennutzung leicht gemacht

Stellen Sie sich vor, Ihre Büroflächen sind immer optimal genutzt. Kein leerer Schreibtisch, keine ungenutzten Besprechungsräume, und gleichzeitig haben Ihre Mitarbeiter die Flexibilität, ihren Arbeitsplatz nach ihren Bedürfnissen auszuwählen. Klingt ideal, oder? Genau das ermöglicht Desksharing – ein Arbeitsmodell, das nicht nur moderne Flexibilität unterstützt, sondern auch erhebliche Kosteneinsparungen für Unternehmen mit sich bringt.

In Zeiten, in denen hybride Arbeitsmodelle und Homeoffice zur Norm werden, stellen sich viele Unternehmen die Frage, wie sie ihre teuren Büroflächen effizienter nutzen können. Fest zugewiesene Schreibtische, die nur an bestimmten Tagen oder gar nicht genutzt werden, führen zu unnötigen Kosten. Desksharing bietet hier eine smarte Lösung. In diesem Beitrag erklären wir, wie Unternehmen mit Desksharing ihre Büroflächen effizienter nutzen und gleichzeitig Kosten senken können.

1. Was ist Desksharing und warum ist es relevant?

Desksharing ist ein flexibles Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch mehr haben, sondern sich je nach Verfügbarkeit einen Arbeitsplatz buchen können. Das Modell ist besonders relevant für Unternehmen, die auf hybride Arbeitsmodelle setzen, bei denen die Mitarbeiter sowohl im Büro als auch von zu Hause aus arbeiten.

In traditionellen Büroumgebungen haben Mitarbeiter oft einen festen Schreibtisch, der jedoch nicht immer genutzt wird – sei es, weil sie im Homeoffice sind, unterwegs oder im Urlaub. Diese ungenutzten Schreibtische sind ein teures Luxusgut, denn die Mietkosten für Büroflächen sind in vielen Städten hoch. Desksharing ermöglicht es Unternehmen, weniger Schreibtische als Mitarbeiter zu haben, ohne an Flexibilität einzubüßen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann.

2. Kostenfaktor Bürofläche: Der wahre Preis eines leeren Schreibtisches

Die meisten Unternehmen messen die Auslastung ihrer Büroflächen nur unzureichend. Feste Schreibtische stehen oft ungenutzt, während Unternehmen für jeden Quadratmeter zahlen – sei es durch Miete, Nebenkosten oder Instandhaltung. Gerade in Großstädten sind Büroflächen extrem teuer, und jede ungenutzte Fläche verursacht unnötige Kosten. Hier setzt Desksharing an.

Desksharing reduziert die Anzahl der Schreibtische im Verhältnis zur Mitarbeiteranzahl, basierend auf der durchschnittlichen Anwesenheit im Büro. Ein Unternehmen, das beispielsweise einen durchschnittlichen Homeoffice-Anteil von 40% hat, könnte die Anzahl der Schreibtische um fast die Hälfte reduzieren, ohne dass den Mitarbeitern ein Arbeitsplatz fehlt. Weniger Schreibtische bedeuten weniger Mietkosten, weniger Ausgaben für Möbel und geringere Betriebskosten.

3. Desksharing in der Praxis: Effizientere Flächennutzung

Ein zentraler Vorteil von Desksharing ist die bessere Nutzung der vorhandenen Bürofläche. Mithilfe moderner Softwarelösungen können Unternehmen die Buchung von Arbeitsplätzen, Konferenzräumen und weiteren Ressourcen optimieren. So wird sichergestellt, dass jeder Quadratmeter sinnvoll genutzt wird.

Beispiel: Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern hat normalerweise 100 fest zugewiesene Schreibtische. Nach der Einführung von Desksharing stellt sich heraus, dass täglich durchschnittlich nur 60 bis 70 Mitarbeiter im Büro sind. Das Unternehmen kann die Anzahl der Schreibtische entsprechend anpassen, ohne dass jemand auf einen Arbeitsplatz verzichten muss. Gleichzeitig werden Besprechungsräume und andere Ressourcen durch die zentrale Buchungssoftware besser genutzt. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Raumnutzung, sondern auch zu erheblichen Kosteneinsparungen.

4. Weniger Schreibtische, weniger Betriebskosten

Ein weiterer Punkt, der bei den Kosteneinsparungen durch Desksharing oft übersehen wird, sind die Betriebskosten. Weniger Schreibtische bedeuten nicht nur geringere Mietkosten, sondern auch weniger Ausgaben für Strom, Reinigung und Instandhaltung.

In vielen modernen Büros werden Schreibtische rund um die Uhr beleuchtet und gereinigt, auch wenn sie nur zeitweise genutzt werden. Mit einem flexiblen Desksharing-Modell können Unternehmen gezielt steuern, wann und wo Ressourcen wie Licht oder Heizung benötigt werden. In Verbindung mit intelligenten Sensoren und Buchungssystemen lässt sich der Energieverbrauch optimieren – ein weiterer Hebel, um Betriebskosten zu senken.

5. Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigern

Neben den offensichtlichen Kosteneinsparungen bietet Desksharing auch Vorteile für die Mitarbeiter. Flexibilität bei der Arbeitsplatzwahl ermöglicht es den Angestellten, den Arbeitsort je nach Aufgabe oder Vorliebe anzupassen. Dies fördert nicht nur die Zufriedenheit, sondern steigert auch die Produktivität.

Ein flexibles Arbeitsplatzmodell wie Desksharing unterstützt zudem den Austausch zwischen den Teams. Mitarbeiter, die regelmäßig ihren Arbeitsplatz wechseln, arbeiten häufiger mit neuen Kollegen zusammen, was den Austausch und die Kreativität fördern kann. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Die Bürofläche wird dynamischer genutzt, und Mitarbeiter profitieren von einer offenen, flexiblen Arbeitsumgebung.

6. Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Desksharing

Um die Kosteneinsparungen und Vorteile von Desksharing voll auszuschöpfen, ist es wichtig, das System sorgfältig zu planen und umzusetzen. Hier einige Erfolgsfaktoren:

• Transparenz und Kommunikation: Mitarbeiter müssen verstehen, warum das Desksharing-Modell eingeführt wird und wie sie davon profitieren. Eine klare Kommunikation über die Vorteile – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter – ist entscheidend.

• Desksharing Software: Eine gute Desksharing Software ist das Herzstück eines erfolgreichen Systems. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, Arbeitsplätze und Ressourcen einfach zu buchen, und liefert dem Unternehmen wertvolle Daten zur Optimierung der Büroauslastung.

• Flexible Lösungen: Unternehmen sollten bereit sein, das Modell an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Nicht jedes Unternehmen benötigt die gleiche Anzahl an Schreibtischen oder Ressourcen.

  
  

Fazit: Kosteneinsparungen durch Desksharing

Desksharing ist weit mehr als nur ein Trend – es bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen und gleichzeitig Kosten zu senken. Weniger ungenutzte Schreibtische, optimierte Betriebskosten und eine flexiblere Arbeitsumgebung sind nur einige der vielen Vorteile, die Desksharing bietet.

Mit der richtigen Desksharing Software und einer sorgfältigen Planung können Unternehmen ihre Flächen optimal nutzen, ohne auf Flexibilität und Mitarbeiterzufriedenheit zu verzichten. Für Unternehmen, die ihre Betriebskosten senken und gleichzeitig ein modernes, flexibles Arbeitsumfeld schaffen möchten, ist Desksharing die ideale Lösung.