Die Einführung eines Desksharing-Systems in einem Unternehmen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Es ermöglicht eine effizientere Nutzung von Büroflächen, unterstützt flexible Arbeitsmodelle und steigert oft die Mitarbeiterzufriedenheit. Doch die Einführung von Desksharing kann auch Herausforderungen mit sich bringen – insbesondere in Bezug auf die Firmenkultur. Viele Unternehmen fragen sich, ob Desksharing zu ihrer bestehenden Kultur passt und wie sie den Übergang reibungslos gestalten können, ohne auf Widerstände zu stoßen.
In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick darauf, wie Unternehmen Desksharing in ihre Firmenkultur integrieren können, welche Hindernisse es zu überwinden gilt und wie eine Desksharing-App dabei helfen kann, den Prozess zu vereinfachen.
1. Warum Desksharing wichtig ist
Desksharing ist ein Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeiter keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze haben. Stattdessen buchen sie sich täglich oder je nach Bedarf einen freien Schreibtisch über eine Desksharing-App. Dieses Modell bietet eine hohe Flexibilität und fördert die effiziente Nutzung von Büroflächen, besonders in Zeiten von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen.
Viele Unternehmen haben während und nach der Corona-Pandemie bemerkt, dass eine flexible Arbeitsplatzgestaltung essenziell ist, um moderne Arbeitsweisen zu unterstützen. Doch die Implementierung von Desksharing stellt viele Unternehmen vor die Frage, wie dieses Modell in ihre bestehende Unternehmenskultur passt.
2. Die Bedeutung der Firmenkultur bei der Einführung von Desksharing
Die Firmenkultur spielt eine entscheidende Rolle, wenn es um die Einführung neuer Prozesse oder Technologien geht. Sie prägt die Art und Weise, wie Mitarbeiter arbeiten, miteinander kommunizieren und auf Veränderungen reagieren. Ein Unternehmen mit einer offenen, flexiblen Kultur wird es leichter haben, Desksharing zu implementieren, als ein Unternehmen, das stark auf Hierarchien und festgelegte Strukturen setzt.
Desksharing bedeutet oft, dass Mitarbeiter ihren gewohnten, festen Schreibtisch aufgeben müssen. Dies kann bei einigen Mitarbeitern Unsicherheiten auslösen, da sie sich an fest zugewiesene Plätze gewöhnt haben. Auch kann es das Gefühl verstärken, dass der persönliche Raum im Büro verloren geht, was zu Widerstand führen kann.
3. Die Einführung von Desksharing in die Firmenkultur integrieren
Um Desksharing erfolgreich in die Firmenkultur zu integrieren, ist es wichtig, den Übergang gut zu planen und die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um den Wechsel zu erleichtern:
a) Kommunikation ist der Schlüssel
Ein erfolgreicher Übergang beginnt mit klarer und offener Kommunikation. Die Mitarbeiter müssen verstehen, warum Desksharing eingeführt wird und welche Vorteile es für das Unternehmen und sie persönlich mit sich bringt. Häufige Bedenken betreffen die Flexibilität, Produktivität und das Wohlbefinden im Büro. Hier hilft es, die Vorteile von Desksharing zu betonen, wie etwa:
Flexibilität bei der Arbeitsplatzwahl
Verbesserte Zusammenarbeit durch wechselnde Teamzusammensetzungen
Effizientere Nutzung der Büroflächen
Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle
Durch regelmäßige Meetings, Workshops oder Informationsveranstaltungen können Mitarbeiter auf den Wandel vorbereitet und etwaige Bedenken ausgeräumt werden.
b) Den kulturellen Fit fördern
Es ist wichtig, dass Desksharing nicht als etwas Fremdes empfunden wird, sondern als natürliche Erweiterung der bestehenden Firmenkultur. Unternehmen sollten sich überlegen, wie das neue Arbeitsmodell mit ihren Werten übereinstimmt. In Unternehmen, die Wert auf Flexibilität, Zusammenarbeit und Innovation legen, passt Desksharingoft sehr gut in die bestehende Kultur.
Für Unternehmen mit stärker hierarchischen Strukturen kann es etwas herausfordernder sein, Desksharing zu implementieren. Hier hilft es, den Wandel schrittweise zu gestalten und den Mitarbeitern Zeit zu geben, sich an das neue Modell zu gewöhnen.
c) Desksharing als Möglichkeit zur Weiterentwicklung sehen
Statt Desksharing als Bruch mit der Tradition zu betrachten, können Unternehmen es als Chance nutzen, ihre Arbeitsweise zu modernisieren. Desksharing fördert die Interaktion zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen, was die Zusammenarbeit verbessern kann. Es unterstützt zudem die Agilität des Unternehmens, indem es flexiblere Arbeitsmodelle ermöglicht.
4. Die Rolle einer Desksharing-App bei der Integration
Eine Desksharing-App spielt eine zentrale Rolle bei der erfolgreichen Einführung von Desksharing. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, unkompliziert und flexibel einen Arbeitsplatz zu buchen. Eine gut gestaltete App ist benutzerfreundlich, intuitiv und unterstützt die Mitarbeiter dabei, das neue Modell leicht zu nutzen.
Wichtige Funktionen einer Desksharing-App sind:
Echtzeit-Übersicht über verfügbare Arbeitsplätze: Mitarbeiter können sehen, welche Schreibtische gerade frei sind und entsprechend ihren Anforderungen buchen.
Benachrichtigungen und Erinnerungen: Die App kann den Mitarbeitern Erinnerungen senden, wenn sie einen Arbeitsplatz gebucht haben oder eine Reservierung ansteht.
Integrationen mit anderen Tools: Viele Desksharing-Apps lassen sich in bestehende Systeme wie Kalender- oder Zeiterfassungstools integrieren, was den Übergang erleichtert und die Benutzerfreundlichkeit erhöht.
Durch den Einsatz einer Desksharing-App wird der Übergang nicht nur technisch, sondern auch kulturell einfacher, da sie den Mitarbeitern die Flexibilität bietet, die sie benötigen.
5. Den Widerstand minimieren und die Akzeptanz erhöhen
Es ist normal, dass Veränderungen im Arbeitsumfeld auf Widerstand stoßen können. Doch es gibt Wege, diesen Widerstand zu minimieren und die Akzeptanz für Desksharing zu erhöhen:
a) Mitarbeiter einbeziehen
Indem Unternehmen ihre Mitarbeiter von Anfang an in den Prozess einbinden und deren Meinungen und Bedenken berücksichtigen, können sie das Gefühl der Kontrolle und Mitsprache stärken. Dies erhöht die Akzeptanz für die neuen Arbeitsmodelle.
b) Erfolgsgeschichten teilen
Unternehmen, die Desksharing erfolgreich eingeführt haben, können von ihren Erfahrungen berichten und aufzeigen, wie es zu einer besseren Zusammenarbeit und effizienteren Nutzung der Büroflächen geführt hat. Diese Erfolgsgeschichten können als Motivation dienen und die Bedenken bei der Einführung lindern.
c) Flexibilität bieten
Es kann sinnvoll sein, das Desksharing-Modell schrittweise einzuführen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich an das neue System zu gewöhnen. So könnte zum Beispiel eine Testphase eingeführt werden, in der Desksharing optional ist, bevor es für alle Mitarbeiter zur Regel wird.
6. Fazit: Desksharing und Firmenkultur – der Schlüssel zum Erfolg
Die erfolgreiche Integration von Desksharing in die Firmenkultur erfordert eine durchdachte Planung und klare Kommunikation. Indem Unternehmen ihre Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen und den kulturellen Fit betonen, können sie den Übergang erleichtern und Widerstände minimieren. Eine benutzerfreundliche Desksharing-App spielt dabei eine entscheidende Rolle, da sie den Mitarbeitern hilft, das neue Arbeitsmodell flexibel und einfach zu nutzen.
Mit der richtigen Strategie kann Desksharing nicht nur die Effizienz und Flexibilität des Unternehmens steigern, sondern auch die Firmenkultur positiv beeinflussen, indem es die Zusammenarbeit fördert und die Arbeitsweise modernisiert.
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